Présents

Etaient présents :

Physiquement :
Jean-Louis BERGAMO (j1b)
Pascal BRUGIER
Philippe HURBAIN
Denis LAURENCON
Eric LETANG
Didier MALON
Gilles MICHELETTI
Ronan POIRIER

Par IRC :
Erik AMZALLAG (brickderik)
Loys BAILLY (chimere)
Pascal BREARD (legnome)
Baptiste DENAEYER (nanobapt, pas membre)
Gaël FRAZIER (Khan)
Laurent KNUCHEL (lauk)
Philippe LABEL (froleap)
Yann LAURENT (yl32)
Loïc LEGER (Glorim)
Jean-Baptiste PEAQUIN (jibouille)
Marc SHICKELE (samrotule)
Jérôme TEISSIER (JAC)
Pierre Yves Vuillemin (OBI)

Déroulement de l’AG

L’assemblée générale s’est déroulée d’une part dans les locaux de Noos et d’autre part sur le canal IRC de FreeLUG. JLB retranscrivait les paroles des intervenants depuis les locaux de Noos, tandis que Gaël et Yann géraient les questions des intervenants sur IRC.
Les minutes de l’AG sont disponibles sur le site FreeLUG : Minutes de l’AG du 22 mai 2003.

Compte Rendu de l’AG

L’assemblée générale commence par une allocution du président provisoire, Pascal BRUGIER, qui remercie tous les participants.
Une présentation sous forme de diapositives PowerPoint sert de support à la présentation du président provisoire, visible à l’adresse suivante : http://photos.freelug.org/photo.php?cat=24&num=20&expand=all

Election des membres du CA

Le conseil d’administration provisoire était composé des membres suivants :

 Le bureau
Président : Pascal BRUGIER
Vice Président : Loys BAILLY
Trésorier : Gaël FRAZIER
Trésorier adjoint : Marc SHICKELE
Secrétaire général : Yann LAURENT
Secrétaire adjoint : Jean-Louis BERGAMO

 Autres membres :
Jean-baptiste PEAQUIN
Pascal BREARD
Gilles Michelletti
Jérôme TEISSIER

Le nombre et le renouvellement des membres :

12 membres, renouvellement par tiers tous les ans. Sachant qu’il n’y a eu que dix candidats, tous les postes ne seront pas pourvus, le renouvellement se fera comme suit : deux postes à renouveler l’année prochaine, 4, dans deux ans, puis 4 dans 3 ans.

Les dix candidats au CA sont :
Erik AMZALLAG,
Jean-Louis BERGAMO,
Pascal Bréard,
Pascal BRUGIER,
Loys BAILLY,
Gaël FRAZIER,
Yann LAURENT,
Gilles Michelletti,
Jean-baptiste PEAQUIN,
Marc SHICKELE.

Les dix candidats sont élus au CA.
(cf resultat du vote ) dans l’ordre suivant :

1. Jean-Louis ’JLB’ Bergamo
2. Pascal « pilote91 » Brugier
3. Gael « Khan » Frazier
4. Loys « Chimere » Bailly
5. Yann « yl32 » Laurent
6. Gilles « gmi_gilles » Micheletti
7. Pascal « Legnome » Breard
8. Jean-Baptiste « Jibouille » Péaquin
9. Marc « samrotule » Schickele
10. Erik « brickerik » Amzallag

renouvellement du CA : etant donné que la CA doit etre renouvele par tiers sur une base de 12 personnes, les 4 premiers candidats sont elus pour 3 ans, les 4 suivants sont elus pour 2 ans et les 2 derniers pour 1 an. Il y aura donc des l’annee prochaine, 2 postes au moins vacants.

Un vote au sein du CA reconduit les membres temporaires du bureau dans leur fonction, i.e. :
Président : Pascal BRUGIER
Vice Président : Loys BAILLY
Trésorier : Gaël FRAZIER
Trésorier adjoint : Marc SHICKELE
Secrétaire général : Yann LAURENT
Secrétaire adjoint : Jean-Louis BERGAMO

Rapport Moral

FreeLUG au 17 mai 2003 compte 45 membres à jour de cotisation.
Pour information, l’association anglaise, Brickish a mis entre 8 et 9 mois pour atteindre les 50 adhérents (avec une cotisation moins importante, de l’ordre de 8 euros).

On peut noter que nos promotions sur les sets promotionnels Velux et Maersk ont du encourager les adhésions.

FreeLUG remercie Jérôme TEISSIER pour son investissement dans la liste de diffusion Lego-Construction sur laquelle FreeLUG s’est appuyée lors de sa création.

Enumération des différentes activités de l’association depuis sa création :

 Création de l’association

L’association a été créée le 18 février 2003 avec parution au Journal Officiel le 26 avril. Le président n’a pas encore reçu l’exemplaire correspondant du JO.
L’annonce peut être retrouvée sur le site du JO (http://www.journal-officiel.gouv.fr/)
Le compte rendu de l’AG sera envoyé en préfecture après approbation par le CA.

 Création d’une boite postale

FREELUG
Boite postale 3
91241 SAINT MICHEL SUR ORGE CEDEX

 Ouverture du Compte CCP

L’ouverture est en cours. La publication au JO était indispensable. Le rendez-vous est pris pour le samedi 24 mai.

NdR : depuis la tenue de l’AG, le compte a été ouvert

 Montant de la cotisation pour 2003

Le montant a été fixé, et voté par les membres temporaires du CA.
10 euros pour les membres âgés de moins de 16 ans.
15 euros pour les membres âgés de plus de 16 ans.
Tout don est accepté.

La question des membres gratuits sera rediscutée par le CA lors de prochaines réunions.

 Choix du Logo de l’association

Le logo a été choisi par vote par les membres temporaires du CA.
FreeLUG tient tout particulièrement à remercier Eric Druon pour sa contribution majeur dans la création du logo.

Activités traditionnelles

 Visite à Londres le 5 mars 2003 de Pascal BRUGIER et Gaël FRAZIER :

Pourquoi ? Car un nombre important de service LEGO est installé à Londres (et qu’on ne trouve pas en France) et le président temporaire, Pascal BRUGIER a régulièrement des relations avec le Service Commercial (SC) à Londres. Aujourd’hui, peu de services de la compagnie restent localisés en France, quelques commerciaux seulement.

Le contact a été très bénéfique.
Le compte rendu détaillé de cette réunion est disponible sur :
Compte rendu de la reunion avec LEGO© le mercredi 5 mars 2003

La responsable marketing est régulièrement tenue au courant par email des activités de l’association (salons etc...) par Gaël FRAZIER

 Vente de sets promotionnel Velux et Maersk

FreeLUG tient à remercier Pascal BRUGIER pour son implication dans la recherche de ces promotions.

 Compétition de sumo

Organisée par Jean-Louis BERGAMO et Philippe HURBAIN
Voir Competition SUMO

 Exposition de Bourgoin, en Rhône-Alpes

Participation à l’exposition organisée par Loys BAILLY alors que l’association n’était pas encore créée. De très bonnes retombées au niveau régional.

FreeLUG tient à remercier les organisateurs, et les membres de FreeLUG impliqués (Jean-Baptiste PEAQUIN ...)

Voir Expo de Bourgoin : compte-rendu

 Exposition de Plobsheim, en Alsace

Participation à l’exposition organisée par Marc SHICKELE et Fabien Bontemps

FreeLUG tient à remercier les organisateurs, et les membres de FreeLUG impliqués

Voir Expo Plobsheim 5 et 6 avril 2003

 Visite en groupe du salon de la maquette à Paris

FreeLUG tient à remercier Fabien Bontemps pour l’organisation de la logistique sur Paris.

Ce fut aussi l’occasion de rencontrer les membres belges de l’association.

NB : nous avons deux membres belges, un suisse, et un potentiellement américain.

Activités à venir

 Exposition à la tour du Pin, en Rhône-Alpes

Voir Expo - la Tour du Pin

 Plaquette à finaliser

Une première version est déjà disponible. Voir avec Pascal BRUGIER ou Yann LAURENT.

 Lettre d’information à formaliser

Des discussions sont en cours sur le format, la destination et la périodicité de la lettre.

 Legoworld 2003

Cet événement est organisé par l’association hollandaise à Zwolle en octobre 2003. Des discussions sont en cours sur la forme de la participation de l’association à cet événement.

 Visite du parc Legoland en grand Bretagne.

Pourquoi la Grande Bretagne ?
En raison de nos contacts déjà établis à Londres avec le service commercial de Lego.
En raison d’une maîtrise plus importante de l’anglais par les membres de FreeLUG que l’allemand.

Autres expositions à venir ?

 Au musée de l’air début 2004

L’association du musée de l’air serait intéressée par l’exposition des modèles de LEGO ayant trait à l’aéronautique. Pascal BRUGIER nous détaille les intérêts et avantages de cette exposition.

 Commune de Betton a cote de Rennes en novembre.

Gaël FRAZIER nous tient au courant de ses contacts.

 Schirmeck (à 40km à l’ouest de Strasbourg) le 22 juin

Marc SHICKELE nous tient au courant de ses contacts.

Question réponses sur le rapport moral :

Philippe HURBAIN

Q : avons nous des membres féminins ?
R : pas encore.

Loys BAILLY

Q1 : qu’est ce que cela représente pour lego une association de 50 personnes, est-ce important ?
R1 : Oui c’est important.
En tout cas tel a été le sentiment de Pascal BRUGIER et de Gaël FRAZIER lors de la visite en GB. C’est déjà significatif. Nous sommes déjà des interlocuteurs intéressant. La preuve est qu’ils nous prêtent des modèles pour l’exposition de la tour du Pin.
Gaël FRAZIER ajoute : Tout a fais, le sentiment était aussi que même petits les clubs présentent un intérêt indéniable, et trop longtemps négligé par LEGO

Q2 : est-ce que FreeLUG sera présent oui ou non au salon du modélisme 2004 en tant qu’exposant : c’est un tremplin pour FreeLUG ?
R2 : tout dépend des conditions.
Pascal BRUGIER a demandé à LEGO pourquoi ils n’y sont plus => a cause du prix
JLB précise que c’est gratuit pour les associations
=> exposer oui, mais il faut avoir du monde pour tenir le stand pendant toute la durée
=> Si suffisamment volontaires pour couvrir cela, alors on peut le faire
=> C’est envisageable

Philippe LABEL : 2 questions + une proposition

Q1 : j’ai bien lu le développement du président sur sa façon de voir le fonctionnement d’une association = assemblée nationale, mais il existe d’autres modèles de démocratie...la démocratie participative par exemple, où les citoyens sont consultés pour chaque décision impliquant le rapport moral ou financier.c’est mieux adapté à une petite assemblée que la démocratie représentative.donc question : qui décide de ce qui relève du CA et ce qui relève des AG ?
R1 : certes mais ce n’est pas le principe de fonctionnement d’une association. On peut faire des débats ouverts sans problème, mais la décision finale en revient au CA. Il est tout a fait faisable d’en discuter en publique. Le CA prend les décisions. L’AG sanctionne ou valide ces décisions.
Q1 bis : la décision finale peut-être un vote, je sais ce qui est à craindre, c’est l’invasion d’une association par un groupe qui devient brutalement majoritaire... donc d’accord sur le principe CA + AG, ma question est qui décide quand il faut s’adresser à l’AG ?
R1 bis : il faut lire les statuts : les adhérents peuvent demander une AG extraordinaire pour revenir sur les décisions du CA (article 16).

Q2 : quelle est la taille que nous considérons comme l’objectif de croissance de FreeLUG ?
R2 le budget qu’on va présenter sur 2003 est base sur 50 membres actifs
Le budget va être développé par la suite
Pas de chiffre précis pour 2004
Il faudra se poser la question lorsque la croissance viendra (si elle arrive)

Proposition : bon pour aller vite, une proposition, un stand à l’expo de modélisme ferroviaire d’Orléans, je peux prendre les contacts si vous voulez
Réponse : bien sur, merci. toutes les initiatives de ce genre sont les bienvenues de toute façon.

Erik AMZALLAG :

Q : Dans le cadre des relations avec le service commercial LEGO, sera t il possible d’envisager des tarifs préférentiels sur des boites LEGO ou avoir accès à des offres promotionnelles ?
R : Pas de tarif spécifique LEGO aujourd’hui :-(
Pascal BRUGIER a essayé d’ouvrir une porte sur les offres promotionnelles. Un espoir la dessus
Pascal BRUGIER a l’idée de rentrer en contact avec des sociétés de distribution de jouet pour avoir remise sur présentation de carte d’adhérents.
Pascal BRUGIER n’a pas forcement beaucoup d’espoir, mais il va tenter le coup.
(écriture de lettre + rencontre de gens pour se présenter a ces chaînes de distribution de jouets)

Yann LAURENT :

Q : envisageons nous de participer à Legoworld 2003 ? Les italiens ont déjà annoncé qu’ils iraient.
R : il semble qu’on a répondu oui, si assez de volontaire.

Philippe Rivolet :

Suggestion : Pour les expos je pense qu’il faut mieux en faire moins mais quelque chose de top. Voila c’est tout tu peux redonner la main a quelqu’un d’autre.
Réponse : projet expo air et espace au musée de l’air en 2004
Et puis tant qu’on a des gens pour faire des expos, c’est l’essentiel.
En 2003 on se rode sur les « petites » expos

Q : Le magazine Lego est il au courant de notre association et peut il en parler pour nous faire connaître ?
R de Gaël : je peux te répondre de suite puisque j’étais a Londres ; oui c’est Charlotte la Vigilante qui nous a reçu et oui sinon fait une expo qui leur plait ils nous ferons de la pub

Vote pour le rapport moral
Le rapport moral est approuvé à l’unanimité. cf le Resultat du vote

Rapport financier

 Base de calcul
 Produits
 Charges
 Résultats
 Actif
Les charges prévues sont actuellement inférieures ce que nous avons déjà en caisse. I.e., le budget est déjà valable même si nous n’atteignons pas 50 adhérents

 passif
La notion de membre fondateur a été évoquée et devra être discuté au sein du CA.

Question réponses sur le rapport moral :

Gaël FRAZIER

Un commentaire, l’un des membres demande a voir le contrat d’assurance avant qu’il soit signe.Il a de quoi le faire examiner (les petites lignes)
Réponse : OK

Jean-Baptiste PEAQUIN :

Une remarque : je ne pense pas que ce soit une bonne idée d’investir dans du matériel d’expo difficile à stocker et à transporter du fait de l’éparpillement des membres et donc des expos futures.
Yann LAURENT ajoute que Loys BAILLY, Philippe LABEL, Marc SHICKELE et Pascal BREARD partagent cet avis.
Réponse : l’achat de matériel ne rentre de toute façon pas dans le budget.
C’est un point à discuter et à étudier

Didier MALON

Q : si l’on prévoit quelque chose pour l’éducation des enfants dans les écoles ?
R : question à étudier

Vote pour le rapport financier

Le rapport financier est approuvé à l’unanimité.resultat du vote

Autres remarques et/ou questions :

 Certains se sont plaints d’un manque d’ouverture du CA dans ses décisions.
Remarque : il serait judicieux que des discussions soient ouvertes à tous les adhérents avant de prendre des décisions, afin que les adhérents ne se sentent mis à l’écart des choix de l’association.

L’AG est close le jeudi 22 mai a 22h30