CR de la reunion CA du 07 juillet 2003

lundi 21 juillet 2003
par  Erik "brickerik" Amzallag, Jean-Louis "JLB" Bergamo
popularité : 2%

Ordre du jour

- "Petit matériel d’expo" : doit on acheter du petit materiel d’exposition ?
- Ajout de dernière minute par Gaël ’khan’ Frazier : Cas des "potentiels adhérents" qui veulent devenir adhérent "juste" pour avoir les promos.
- point sur les demandes de devis d’assurance
- point sur la generation automatique de la newsletter/lettre d’information
- carte d’adherents (nous avons robopolis qui font des reduc sur presentation de la carte d’adherent => necessite) : quelle format ? comment les faisons nous ?
- creation d’une liste freelug-adherents reserve aux adherents et permettant les disucssion entre adherents uniquement. pour ou contre ?
- redaction d’un reglement interieur (qui et quand) ?
- Concernant les promos : nous attendons la réception d’un nouveau lot de boites MAERSK.D’ou trois questions :

  • Définition du prix de vente de la boîtes par rapport au prix d’achat et d’expédition aux membres ?
  • Définition du nombre de boîtes autorisée (Une ou deux) histoire de faire durée le plaisir ?
  • Définition du prix de vente de cette boîtes lors des salons (sivente possible) aux visiteurs ?

- Question de Didier Malon :étude d’une ouverture de compte bancaire aux US (ou d’un compte en devise en France, mais là je crois qu’il y a des frais). Un compte en dollars nous permettrai d’engranger les cotisations des membres francophones (ou qui aspirent à le devenir !) et de régler facilement les achats aux états unis pour les membres du club, le compte CCP servant à alimenter le compte aux US. De mémoire je crois qu’il doit même y avoir des possibilités pour s’ouvrir un compte aux US via internet et tout ça gratuitement. Par contre les virements en devises risquent de faire l’objet d’une commission banquaire, mais je ne crois pas que La Poste soit la plus mal placée sur ce sujet.

Les sujets qui ont été abordés lors de cette réunion sont :

- "Petit matériel d’expo" : doit-on acheter du petit matériel d’exposition ?
- Cas des "potentiels adhérents" qui veulent devenir adhérent "juste" pour avoir les promos.
- Point sur les demandes de devis d’assurance.
- Point sur la génération automatique de la newsletter/lettre d’information.
- Carte d’adhérents
- Création d’une liste freelug-adherents réservée aux adhérents

Présents

Les personnes suivantes étaient présentes sur le canal IRC :

Pascal Brugier (Président)
Loys Bailly (Vice-président)
Gaël Frazier (Trésorier)
Marc Schickele (Vice-Trésorier)
Jean-Louis Bergamo (Secrétaire adjoint)
Erik Amzallag
Pascal Breard (arrivée tardive)
Gilles Micheletti
Jean-Baptiste Peaquin

Yann Laurent (secrétaire) était excusé.

Séance

La séance débute à 20h00

Petit matériel d’expo

Pour les membres du CA, le petit matériel est de deux types, soit il s’agit d’éléments "décoratifs" LEGO (comme la bouteille de shampooing), soit du ruban adhésif, etc.

L’expérience des salons et expositions passés montrent que le système "débrouille" fonctionne bien et qu’il est inutile pour le moment d’investir sur ce sujet.

Potentiels adhérents

Il s’agit principalement de personnes voulant adhérer à l’association mais uniquement dans le but de profiter des sets promotionels, sans forcément faire vivre l’asso.

Plusieurs idées ont vu le jour, telles que durée minimum d’adhésion avant de bénéficier des promos, parrainage, pas d’envoi hors Europe, pas de publicité en externe sur les promos, limitation du nombre de boite.

Il a été décidé qu’il n’y aurait pas de durée d’adhésion minimum, mais également pas de publicité en externe sur les promos en cours, uniquement des messages en interne et également pas plus d’une boite par membre dans le futur.

Ce point a aussi soulevé la question du prix de revente des sets promotionels car même si revendus aux adhérents, c’est l’un des moyens pour l’asso d’avoir des rentrées financières. Les prochaines ventes seront majorées d’un faible pourcentage par rapport au prix de revient.

Assurance

Pas d’avancement pour le moment, Gael doit s’en occuper cette semaine et envoyer du courrier à 15 compagnies d’assurance.

Newsletter / Lettre d’information papier

J1b n’a pas eu le temps au mois de juin et il va essayer de générer un premier exemplaire pour la prochaine réunion.

Carte d’adherents

Les discussions actuelles avec plusieurs magasins concernant une réduction aux membres de FreeLUG font ressortir le besoin d’une carte.

La solution retenue en fonction du coût est le papier bristol qui serait éventuellement plastifié ensuite comme cela a été suggéré dans un message sur freelug.général. "On peut placer dix cartes par format A4 donc le prix d’une plastification pour une carte est de moins de 0.1Euro" Ph. Rivolet.

Le design sera changé chaque année. La validité de la carte est donc annuelle.

Liste réservée aux adherents

Cette liste privée vient du souhait que les adhérents disposent d’une liste pour s’adresser aux autres adhérents, sans intervenants extérieurs.

Il a été répondu que cela ferait une nieme liste et que les non-succès de Freelug-bourse et de freelug-site montraient qu’elle ne serait pas acceuillie correctement. Par contre lors de la première réunion du CA, une liste interne à Freelug avait été mentionnée. Il a donc été prévu de renommer freelug-bourse en freelug-membres. Tous les adherents ayant cotisés seront inscrits par défaut, à eux de se desinscrire par la suite si ils le souhaitent. La liste freelug-all reste a l’usage exclusif de l’asso vers ses adherents.

Fin de séance

La durée limite de la réunion ayant été atteinte (1h30), la réunion est close à 21h35.

Les autres points non abordés sont reportés à la prochaine réunion du CA.


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