CR de la réunion du CA du 07 mars 2011

mardi 29 mars 2011
par  Jac, Pierre CHARLES (Tribolego)
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CR de la réunion du CA du 07 mars 2011

Ordre du jour

Début de séance : 20h10

Présents (10) :
- Erik Amzallag
- Emmanuel Bonnard
- Pierre Charles
- Pierrick Dauny
- Daniela Drost
- Nicolas Huyard
- Richard Lemeiter
- Jérôme Teissier
- Laurent Thevenard
- Xavier Viallefont

Excusé (1) :
- Pierre Laurenge

Ordre du jour :

  • Expositions à valider :
    - Le printemps de Isdes(45) 2011 (David Kurys)
    - La ville du bois (91) 2011 (Denis Laurençon)
    - Cadours (31) 2011 (Gwenael Quris)
    - Prêt Stade pour St-Etienne (Pierre Laurenge)
  • Exposition annulée :
    - exposition à Saint Chély d’Apcher
  • Pointsur :
    - Salon du modélisme à Gien
    - Challenge Revell - Chalon sur Saône
  • Autres points :
    - Assemblée Générale FFMF
    - Point Fana’briques
    - Point sur l’exposition de Parigné-l’Evêque
    - Soutien au forum Legopirate
    - Partenariat Peek&Poke
    - Rendez-vous avec LEGO France
    - Avis sur le Budget 2011
    - Préparation de l’AG 2011
    - Concours du Week End de l’Assemblée Générale
    - La "RUE FreeLUG"
    - Cotisations 2011
    - Paiements en retard
    - Logo Carte de Membres : Résultats du vote
    - Commande MF Série 3
    - Commande groupée "Février 2011"
    - Commande de Vêtements
    - Point LUGBulk-2011
    - Point Voyage à Billund

Expositions à valider

Le printemps de Isdes 2011

David Kurys se propose d’être à nouveau le coordinateur pour exposer au printemps de Isdes, dans le Loiret(45) qui aura lieu le 8 Mai 2011.

L’exposition est validée par les membres du CA.

La ville du bois 2011

Denis Laurençon se propose d’être le coordinateur pour participer à nouveau à l’exposition de la Ville du Bois(91) qui aura lieu les 19 et 20 novembre 2011.

« Nous disposerons d’une salle de 150 m². Le thème proposé par l’organisateur (Le club des Rousettes) est : "L’Amérique du Nord". »

L’exposition est validée par les membres du CA.

Cadours 2011

Gwenael QURIS nous a indiqué qu’il aura un stand LEGO à la fête de l’ail à Cadours (31) les 27 et 28 août 2011.

L’exposition est validée par les membres du CA.

Prêt Stade pour St-Étienne

Nous avons reçu une demande de la ville de St-Étienne(42) pour présenter un décor sur le thème du Football, en fournissant quelques modèles sur une période de quelques mois. Le coordinateur est Pierre Laurenge.

L’exposition est validée par les membres du CA.

Exposition annulée

Saint Chély d’Apcher

Gévaudan modélisme nous a prévenu il y a quelques jours qu’ils ne pouvaient plus nous accueillir cette année pour cause de manque de place. De ce fait, nous ne pourrons pas participer à l’exposition de St Chély les 16 et 17 avril 2011.

Points à faire sur :

Salon du modélisme à Gien

Jean-Marc a déjà participé à la première édition. Il ne pourra pas s’y rendre cette année, et nous a donc transféré l’information. Plusieurs autres membres ont également reçu une sollicitation.

L’exposition est validée par les membres du CA.

Challenge Revell - Chalons-sur-Saône

Nous avons jusqu’au 15 mars pour donner une réponse aux organisateurs. Faute de candidat, nous ne pourrons répondre favorablement à cette invitation.

Assemblée Générale FFMF

L’assemblée Générale de la Fédération Française de Modélisme Ferroviaire a eu lieu le 05 mars à l’Isle Adam (95). Faute de membre disponible à ce moment là, nous n’avons pu y assister. Mais Richard a pu s’y faire représenter par un membre de confiance.

Grâce à ces adhésions, nous entretenons de bons rapports avec les clubs de modélisme ferroviaire et nous avons notre place au salon du modélisme de Paris. Nous relançons les inscriptions pour 2011, pour que l’adhésion de FreeLUG soit reconduite sur cette année.

Fana’briques

Laurent Thévenard s’occupe de la coordination des exposants pour cette grande exposition. Thierry Meyer est en train de préparer le plan de salle. Il doit être fait en sorte que les exposants de l’association FreeLUG soient réunis. A cette date, il y a 5 membres inscrits sur notre page wiki.

Point sur l’exposition de Parigné-l’Évêque

Jean Claude nous demande de prévoir les repas pour les exposants durant le week-end. Nous proposons un buffet pour les repas du midi pour une question de commodité. Le Samedi soir le menu n’est pas entièrement défini pour l’instant, nous laissons le choix à l’organisation.

Soutien au forum Legopirate

Erik prépare un message pour la liste adhérents. Nous voulons lancer le débat à toute l’association pour recueillir les avis sur la meilleure manière d’apporter un soutien à ce forum bien connu aujourd’hui des internautes passionnés de la brique LEGO.

Partenariat Peek&Poke

Le partenariat avec le magasin en ligne Peek&Poke est reconduit pour l’année 2011.

Pour rappel, ce magasin fait de la vente par correspondance de boîtes LEGO et Playmobil neuves. Grâce à ce partenariat, nous bénéficions soit de frais de port gratuits, soit d’une remise sur la vente de la carte de fidélité.

Attention, les deux offres ne sont pas cumulables.

Rendez-vous avec LEGO France

L’association FreeLUG a rendez-vous avec LEGO France le vendredi 18 mars 2011. Erik se charge de répondre à cette invitation. Il sera accompagné de Simon Pinta et d’Emmanuel Bonnard. Un e-mail va être envoyé sur la liste adhérents pour recueillir des questions à poser lors de cette rencontre.

Avis sur le Budget 2011

Richard nous fait part du budget de l’association. Il y a beaucoup de transferts d’argent sur les comptes dûs à toutes les commandes groupées que nous faisons ainsi qu’au nombre grandissant de membres. Le budget est légèrement en négatif. Mais ce n’est pas catastrophique en ce début d’année.

Préparation de l’AG 2011

La date d’inscription aux repas est fixée au 11 mars. Pour faire la commande des repas, nous devons le faire à l’avance et du coup, nous ne pouvons accepter les retardataires. Les membres ont été prévenus par e-mail.

La note des achats augmente, ainsi que le nombre de participants à l’assemblée générale. De ce fait, l’association ne peut plus prendre en charge les repas de midi lors du week-end de l’assemblée générale. Nous demandons une participations aux frais :
- adultes : 2 euro pour le repas du midi, 6 pour le samedi soir ;
- enfants : 1 euro pour le repas du midi, 3 pour le samedi soir.

Conformément à nos statuts, trois membres sont en renouvellement de poste dans le Conseil d’Administration cette année : Jérôme Teissier (secrétaire adjoint) ; Emmanuel Bonnard et Nicolas Huyard. Nous avons lancé une demande de candidature avec profession de foi. Nous avons reçu trois réponses : Jérôme Teissier, Emmanuel Bonnard et Jérémy Roblin.

Il y aura vote lors de l’assemblée générale.

Nous n’avons pas obligation de remplir les 12 postes du Conseil. Il n’y aura donc pas de demande supplémentaire.

Pierre Charles demande combien de personnes peuvent dormir dans la salle. Nous rappelons que la salle n’est pas un dortoir et que par conséquent, le nombre de personnes y restant la nuit est limité. Daniela doit renseigner la Mairie sur les personnes qui en feront la garde durant le week-end.

Comme chaque année nous choisirons une proposition pour notre Rencontre Estivale FreeLUG. Jérôme va se charger d’envoyer un e-mail à la liste pour que les adhérents envoient leurs propositions au CA.

Concours du Week End de l’Assemblée Générale

Il y aura trois concours lors du week-end de l’Assemblée Générale :

Concours du transport de containers

Il sera en deux parties avec d’abord un vote sur le plus beau camion porte containers. Ensuite, il y aura une épreuve de maniabilité avec deux containers à déplacer. Le plus rapide se verra aussi offrir un lot.

Des lots seront offerts aux gagnants de ces deux concours.

Concours jardin de printemps

Nous vous proposons de construire un jardin sur une plaque de base de 32X32. Un jury sélectionnera le plus beau parmi les jardins proposés, dans les catégories Adulte, Enfant, et Duplo.

Concours "Tas de briques"

Pierrick va déposer un tas de briques sur une table. Il faudra donner le nombre de briques présentes. Ce concours se déroulera le dimanche pendant l’exposition. Les visiteurs pourront y participer aussi.

Ce concours est payant, et a été préféré à une tombola.

La "Rue FreeLUG"

Richard nous propose un projet fédérateur pour les années 2011-2012 :

La "Rue FreeLUG"

Dans l’idée, nous, les adhérents, habitons aux 4 coins de la France, voir au delà de nos frontières. Chaque région a son architecture, ses maisons typiques...

Il s’agirait qu’on puisse sur le modèle des maisons modulaires LEGO, réaliser des maisons de France, et pourquoi pas de Chine, de Belgique ou du Canada...

Pour les assembler pour constituer une grande rue, la rue FreeLUG.

Richard travaille encore sur le projet pour essayer d’uniformiser les choses(largeur, profondeur, hauteur des trottoirs) et faire en sorte que les maisons s’assemblent au mieux pour constituer la rue.

Cotisations 2011

A ce jour, un peu plus de 180 inscriptions ont été enregistrées. Notre trésorier travaille sur les derniers paiement reçus pour faire un point exact à présenter lors de l’assemblée générale.

Payements en retard

Il reste des paiements en retard. Un message de relance va être envoyé par nos trésoriers.

Logo Carte de Membres : résultats du vote

Les résultats des votes ont donné gagnant le logo numéro 10, présenté par Richard. Nous avons reçu une maquette pour les cartes de membres 2011. Elles seront remise lors du week-end de l’assemblée générale.

Commande minifigs Série 3

La série 3 de minifig a été triée par une bonne dizaine d’adhérents volontaires, après un bon repas chinois. Le bulletin de commande va être envoyé par Xavier dans peu de temps, pour faire un maximum de livraisons à Veneux-les-Sablons.

Commande groupée "Février 2011"

Nous espérons aussi avoir reçu les boîtes pour le week-end de l’assemblée Générale. Cela permettrait d’effectuer les livraisons en direct. Toutes les commandes ont pu être honorées, malgré les retardataires. Cela est dû au principe de regroupement des boîte qui nous oblige à les commander par lot de 2, 3 ou plus, suivant les colisages.

Commande de Vêtements

Emmanuel s’est chargé de passer la commande. Tout les habits devraient être réceptionnés pour l’Assemblée Générale. Il doit fournir un tableau récapitulatif aux trésoriers pour les comptes.

Point LUGBulk-2011

Pour cette commande, nous avons une somme maximum de 200 Euros environ par participant. Les commandes ont été validées auprès de Sébastien avant le 13 mars 2011. le bulletin de commande complet à été envoyé à LEGO.

Comme pour la commande précédente, si nous avons la possibilité de commander des plaques de base pour l’association, nous le ferons. Mais, étant donné que les différents achats groupés nécessitent un matelas conséquent sur les comptes de l’association, la commande sera faite dans une limite raisonnable qui sera définie le moment voulu.

L’accord est donné par les membres du CA.

Point Voyage à Billund

Nous n’avons pas pu préparer suffisamment le voyage pour proposer une visite sympathique du parc LEGOLand et de l’usine LEGO Billund à nos adhérents. Toutefois, une délégation d’éclaireurs pourra se rendre tout de même au Danemark en août 2011. Cela permettra de prendre des contacts directement sur place et d’avoir une meilleure approche pour les membres de l’association.

Fin de séance : 22h25

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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