CR de la réunion du CA du 06 juin 2011

mardi 2 août 2011
par  Jac, Pierre CHARLES (Tribolego)
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CR de la réunion du CA du 06 juin 2011

Ordre du jour

Début de séance : 20h08

Présents (9) :
- Erik Amzallag
- Emmanuel Bonnard
- Pierre Charles
- Pierrick Dauny
- Daniela Drost
- Jérémy Roblin
- Richard Lemeiter
- Laurent Thevenard
- Xavier Viallefont

Excusés (2) :
- Pierre Laurenge
- Jérôme Teissier

Ordre du jour :

  • Expositions validées
  • Briqu’expo
    - Bilan de Briqu’Expo Parigné-L’Évêque 2011
    - Renouvellement de Briqu’Expo Parigné-L’Évêque (2012)
    - Briqu’expo et AG à Veneux (2012)
    - Charte pour Briqu’expo
  • Demande des briques pour la fusée de la part de Damien Roquel un week-end courant octobre 2011
  • Charte pour des partenariats durant les expositions
  • Don de LEGO France pour la Japan-Expo
  • Festi’briques 2011
  • Fanabriques 2011
  • REF
  • Membres d’honneur :
    - Précisions sur ce qu’est un membre d’honneur
    - Propositions de nomination
  • Organisation du CA :
    - wiki dédié au CA
    - stockage des pièces jointes
    - galerie pour les animations « fusée »
  • Compte Bricklink
  • Compte Ebay
  • Achat balance compteuse
  • Sachets ZIP
  • Commande Série 4
  • LUGBulk
  • Nouvelle candidature pour LEGO Ambassadors
  • Dragons incomplets
  • Comptabilité
  • Renouvellement des cotisations : mise à jour de la liste des adhérents

Expositions validées

Animation RFF à Toulouse

  • Date : Juin 2011

Briqu’expos

Bilan de Briqu’Expo Parigné-L’Évêque 2011

Cette première grande exposition a été un joli succès :
- 28 exposants de tout horizon (salle pleine) ;
- un peu plus de 800 visiteurs ;
- couverture par la presse régionale ;
- satisfaction des participants ;
- bilan financier positif : bénéfice de plus de 600 euro.

Jean-Claude se charge de récupérer le feedback des participants afin de capitaliser sur l’expérience.

Le CA tient à remercier Jean-Claude et toutes les personnes qui ont initié ou participé de près ou de loin à la mise en place et à l’organisation de l’évènement, ainsi que les exposants, les bénévoles, la mairie de Parigné-L’Evèque, l’association des Boutinières et notre sponsor JouéClub.

Un débriefing plus détaillé sera réalisé.

Renouvellement de Briqu’Expo Parigné-L’Évêque (2012)

Jean-Claude Petit a demandé au CA son avis sur le renouvellement de l’exposition pour une édition 2012. Le CA est très enthousiaste à l’idée de renouveler l’évènement.

Jean-Claude va donc reprendre contact avec l’association "Les boutinières" pour connaitre leur avis et voir avec la Mairie ce qui est possible de faire.

Briqu’expo et AG à Veneux (2012)

Daniela se renseigne sur ce que la mairie nous propose comme salle pour l’AG et pour une éventuelle exposition découplée de l’AG.

Plusieurs possibilités sont à prévoir :
- une salle comme ces deux dernières années pour l’AG et l’exposition le même week-end
- deux salles sur le même week-end pour disposer de plus de place
- une salle pour un week-end d’AG et une salle (éventuellement la même) pour un week-end d’exposition

Le CA privilégie la troisième solution qui permettrait de découpler les deux activités pour que chacun puisse profiter de l’un et/ou l’autre des évènement.

Charte pour Briqu’expo

Daniela remonte au CA une demande formulée sur la liste de discussions, sur la mise en place d’une charte pour les expositions que nous organisons (Briqu’Expo).

Le CA se penche sur la question et va y réfléchir par mail dans un premier temps.

Demande des briques pour la fusée de la part de Damien Roquel pour un week-end courant octobre 2011

Damien Roquel souhaite emprunter les briques LEGO permettant de réaliser l’animation "fusée" une week-end courant du mois d’octobre 2011.

Le CA répond favorablement à cette demande.

Charte pour des partenariats durant les expositions

Daniela remonte au CA une demande formulée sur la liste de discussions, sur la mise en place d’une charte pour les partenariats lors d’expositions.

Le CA se penche sur la question et va y réfléchir par mail dans un premier temps.

Don de LEGO France pour la Japan-Expo

FreeLUG a reçu trois jeux de la part de LEGO France pour sa participation à la Japan-Expo :
- un jeu Ninjago
- un jeu Harry Potter
- un jeu Minautorus

Ceux-ci seront à la disposition du public pour les essayer.

Festi’briques 2011

Les adhérents participants s’organisent pour voir ce qu’ils peuvent proposer pour le layout LGV/LGL Festi’briques 2011 : la fête du train !. Rien d’autre à signaler.

Fana’briques 2011

Laurent se charge de la coordination des adhérents FreeLUG participants. Tout le monde dispose de la place souhaitée et les préparatifs se passent pour le mieux.

REF

Le CA prépare l’organisation du week-end de la Rencontre Estivale FreeLUG. Ceci se fera sur la liste de discussion dédiée.

Il est rappelé que la Rencontre est ouverte à tout les passionnés qui souhaitent passer un moment convivial autour de briques LEGO !

Pour plus d’informations : http://ref.freelug.org

Et pour s’inscrire rendez-vous sur la page wiki dédiée

Ou pour les non-adhérents intéressés contactez nous par e-mail à contact@freelug.org.

Membres d’honneur

Précisions sur ce qu’est un membre d’honneur

Initialement prévu à l’ordre du jour, ce point est reporté pour permettre une discussion plus approfondie par e-mails.

Propositions de nomination

Ce point est reporté, pour décision après conclusion de la discussion évoquée au point précédent.

Organisation du CA

Wiki dédié au CA

A la demande de Jérémy, le CA réfléchit à la création d’un wiki dédié au CA et accessible uniquement de ses membres. Ceci n’est pour le moment pas possible avec l’outil wiki actuel.

Stockage des pièces jointes

A la demande de Jérémy, l’ancien serveur FTP destiné au CA va être réactivé pour pouvoir y centraliser des fichiers importants communs aux membres du CA.

Erik rappelle qu’il est aussi possible de créer des galeries photos à accès limité sur le site. Il est aussi possible d’y déposer tout type de fichiers.

Galerie pour les animations « fusée »

A la demande de Jérémy, une galerie photos pour les animations "fusée" va être créée sur la galerie FreeLUG pour pouvoir y regrouper les prises de vue des différents évènements ou l’association proposera cette animation.

Compte Bricklink

Le CA a procédé à la création d’un compte FreeLUG sur Bricklink, pour bloquer le nom de l’association sur ce site de vente et pour avoir un compte opérationnel si besoin.

Compte Ebay

Le CA a procédé à la création d’un compte FreeLUG sur E-Bay, pour bloquer le nom de l’association sur ce site de vente et pour avoir un compte opérationnel si besoin (voir point suivant).

Achat balance compteuse

L’association a procédé à l’achat d’une balance compteuse auprès d’un vendeur professionnel sur E-Bay qui sera utilisée lors des tris de commandes de pièces tels que le LUGBulk. Celle-ci permettra un tri plus rapide pour ceux qui s’en occuperont.

Coût de l’achat : 101,08 euro.

Sachets ZIP

Tout les sachets ZIP ont été vendus. Le CA tient encore une fois à remercier 1001Bricks pour ce don.

Commande Série 4

La commande est reçue et sera triée le week-end des 11 et 12 juin chez Xavier.

LUGBulk

Frédéric Veuillotte, secrétaire de Festibriques et adhérent FreeLUG, nous a transmis des nouvelle du programme LUGBulk qu’il a pu avoir par Festibriques.

Il semblerait que l’usine danoise de LEGO ait quelques soucis qui font prendre un peu de retard aux commandes non finalisées.

Nous attendons donc encore des nouvelles de notre commande.

Le CA tient à remercier Frédéric pour ces informations.

Nouvelle candidature pour LEGO Ambassadors

Un nouvel appel à candidature pour le programme "LEGO Ambassadors" a été lancé.

Daniela, actuelle LEGO Ambassadrice pour FreeLUG et pour la France, a fait un appel à volontaire sur la liste adhérents pour connaitre les personnes susceptibles de vouloir représenter FreeLUG.

Le CA va examiner les différentes candidatures pour représenter FreeLUG et statuera en temps voulu.

Il est demandé à Daniela d’expliquer au CA plus en détail les modalités administratives du programme pour pouvoir prendre une décision claire. Ceci sera fait par mail au cours des mois de juin-juillet.

Dragons incomplets

L’association FreeLUG a reçu un don de dragons "Castle, Fantasy Era" incomplets de la part de 1001bricks.

Il a été demandé aux adhérents intéressés de se manifester sur la liste de discussions adhérents.

Gaëlle V. s’est proposé pour recevoir le lot chez elle est distribuer les dragons (lors de rencontres ou par moyen postal aux frais du demandeur).

Le CA tient à remercier Sylvain de 1001bricks pour ce geste et aussi Gaëlle pour avoir pris l’initiative de s’occuper de la répartition.

Comptabilité

Richard a procédé à un point comptabilité par e-mail juste avant la réunion. Il lui reste encore quelques cotisations à valider.

Renouvellement des cotisations : mise à jour de la liste des adhérents

Dès que les dernières cotisations reçues seront en comptabilité, il sera procédé à une mise à jour de la liste des adhérents et une suppression des comptes des non-renouvelants.

Fin de séance : 21h50

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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