CR de la réunion du CA du 07 novembre 2011

mercredi 7 mars 2012
par  Jac, Laurent THEVENARD, Pierre CHARLES (Tribolego)
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CR de la réunion du CA du 07 novembre 2011

Ordre du jour

Début de séance : 20h08

Présents (10) :
- Erik Amzallag
- Pierre Charles
- Pierrick Dauny
- Daniela Drost
- Pierre Laurenge
- Richard Lemeiter
- Jérémy Roblin
- Jérôme Teissier
- Laurent Thevenard
- Xavier Viallefont

Excusé (1) :
- Emmanuel Bonnard

Ordre du jour :

- Expositions :

  • Saint Berthevin 2012
  • Orléans 2012
  • Journées de l’amitié 2011 (reconduction)
  • Drancy : proposition pour un atelier supplémentaire un vendredi soir dans l’année.

- Autres points :

  • Donville-les-bains (50)
  • Expo Lorraine
  • Festibriques
  • Cité de l’architecture
  • Liste des prochains événements pour LEGO France
  • Demande de prêt à LEGO Fr pour les « Briqu’Expo »
  • Parigné-L’Eveque
  • LUGBulk
  • Partenariat
  • Evolution du site internet FreeLUG
  • Evolution du wiki
  • Concours de créations
  • Assurances
  • Préparation AG 2012
  • Commande groupée Minifigs série 5
  • Inventaire
  • Point Comptabilité

Expositions

Saint Berthevin 2012

C’est une exposition de jouet de tout type organisée par Gilles, nous avons déjà donné notre accord pour l’édition 2011. Il est reconduit pour cette édition 2012.

Orléans 2012

C’est une exposition pour laquelle nous avons déjà donné notre accord pour l’édition 2010. Il est reconduit pour cette édition 2012. Nous cherchons un coordinateur local pour correspondre avec le club organisateur.

Journées de l’amitié 2011

C’est une animation dans une école parisienne pour laquelle nous avons déjà donné notre accord pour l’édition 2011. Il est reconduit pour cette édition 2012.

Drancy : proposition pour un atelier supplémentaire

Ce week-end a eu lieu l’animation à Drancy, voir photos dans la galerie animation de FreeLUG. L’équipe est satisfaite de ce que nous avons pu présenter et souhaiterait que l’on revienne pour un autre week-end dans l’année. L’accord est donné à l’unanimité. La date sera connue ultérieurement.

Donville-les-bains (50)

L’exposition LEGO que Brigitte voulait organiser sur Donville-les-bains à côté de Granville est annulée. Nous sommes en discussion pour en connaître les raisons et savoir s’il peut y avoir d’autres possibilités dans cette région.

Expo Lorraine

Pour cette exposition, l’atelier de construction fusée sera tenu par Erik et Jérémy. Nous attendons les lots pour la promotion de l’évènement à la radio.

Festi’briques 2011

Pour valider le record du monde du train le plus long établi à Chalon-sur-Saonne, lors de Festi’briques 2011, il faut un témoin appartenant à un LUG différent de celui qui établit le record. Laurent Thévenard a reçu une demande par email de la part du président de Festi’briques. Il nous demande de valider cette proposition. Le rôle de Laurent est accepté. Il renvoie donc un email de confirmation.

Cité de l’architecture

Le rendez-vous de demain est reporté à la semaine prochaine suite à une grève du RER. Il faut faire le point sur le dossier pour savoir vraiment ce que l’on attend de nous en constructions.

Liste des prochains événements pour LEGO France

Jan Beyer nous demande de lui fournir la liste des expositions à soutenir en 2012. Daniela va se charger de la correspondance pour donner la liste des expositions majeures de FreeLUG, c’est à dire les Briqu’Expo, ainsi que la REF et l’AG.

Demande de prêt à LEGO Fr pour les « Briqu’Expo »

Jérémy, notre interlocuteur FreeLUG/LEGO France, doit rédiger une demande de briques, sets, mobilier, cette semaine.

Briqu’Expo Parigné-L’Eveque 2012

Jean-Claude nous demande de prendre des décisions sur certains points, pour la Briqu’Expo Parigné L’Evêque 2012.

- Dossier de presse/sponsoring

Jérémy se charge de conduire le dossier, car il l’a suivi depuis le début. Après réflexions, nous décidons d’allouer un budget de travail pour cette deuxième édition. Les recettes de l’exposition 2011 nous permettent d’avancer 800 Euros, qui aideront à la bonne organisation de l’exposition.

Nous décidons aussi du prix des repas pour pouvoir donner une réponse rapide à Jean-Claude, sur ce qu’il sera possible d’offrir à nos exposants. Nous pensons demander une participation, pas définie à ce jour.

- Affiche

Erik se charge de la création de l’affiche.

- Formulaire d’inscription

Le formulaire d’inscription est prêt, il va bientôt être mis en place.

- Plan de la salle : taille et surface des modules imposées

Le plan de la salle est en cours pour connaître les emplacements des personnes inscrites.

LUGBulk

Il reste deux envois par la Poste à faire et puis des remises en main propre notamment aux Toulousains, mais aussi à quelques Parisiens. Tous les chèques n’ont pas encore été encaissés. Richard, notre trésorier va se charger de faire le détail. Mais il y a encore quelques relances à faire.

Partenariat

La charte pour les expositions FreeLUG est en cours de rédaction. Il y a beaucoup d’éléments de réflexion à transcrire.

Sites web

Après l’exposition de Cholet, Gaelle nous a envoyé une version du cahier des charges. Nous en prenons connaissance pour l’étudier.

Concours de créations

Il nous reste des minifigs SW à offrir à nos adhérents. Nous allons organiser des concours de créations. Les thèmes vont être décidés par email, mais quelques-uns sont déjà prêts. Le prochain concours sera surement lancé avant la fin de l’année.

Assurances

Nous voudrions modifier le contrat d’assurance, car l’association a grandi et nos activités ont évolué. Il faut donc revoir le contrat. C’est en cours de réalisation.

Préparation Assemblée Générale 2012

L’Assemblée Générale aura lieu les 17 et 18 mars 2012 à Veneux-les-Sablons.

Quatre membres sont sortants : Xavier Viallefont, Pierre Charles, Pierrick Dauny et Laurent Thévenard. La demande de candidature sera envoyée avant l’AG pour préparer un dossier à présenter.

Nous préparons aussi l’email d’annonce pour des concours de créations.

Minifig série 5

Pour cette série, nous n’avons pas encore pu nous organiser pour faire le tri. Mais rendez-vous est pris pour début décembre. Les expéditions seront organisées ensuite.

Inventaire

L’inventaire des objets promotionnel appartenant à l’association sera fait avant l’assemblée générale. Nous devons faire le point sur les badges CA, les nappes, les banderoles et l’affiche.

Point comptabilité

Richard notre trésorier nous a fait un email explicatif. Certains règlements ont du retard, notamment sur le bulk et sur des commandes de collections de minifigs. C’est un manque qui gène les commandes suivantes. Mais à par cela, le pointage des paiements continue, les finances sont saines et l’association se porte bien.

Fin de séance : 22h42

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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