CR de la réunion du CA du 5 mars 2012

mercredi 14 mars 2012
par  Pierre CHARLES (Tribolego)
popularité : 2%

CR de la réunion du CA du 5 mars 2012

Ordre du jour

Début de séance : 20h07

Présents (10) :
- Erik Amzallag
- Pierre Charles
- Pierrick Dauny
- Daniela Drost
- Jérémy Roblin
- Pierre Laurenge
- Richard Lemeiter
- Jérôme Teissier
- Laurent Thevenard
- Xavier Viallefont

Excusé (1) :
- Emmanuel Bonnard

Ordre du jour :

- Expositions/Animations à valider :

  • 4ème Salon du Modélisme, de la Maquette et des Loisirs Creatifs d’Argeles sur Mer
  • Foire de printemps de Isdes
  • 4ieme salon de la maquette de Pellouailles les Vignes
  • Exposition dans la commune de Petite Forêt
  • Bourse-Expo Miniatures Pouilly en Auxois

- Préparation de l’AG
- Commandes groupées

  • Minifigs
  • Commande de janvier
  • Bulk

- Parigné l’Evêque 2012, affiche et point sur l’avancement des préparatifs
- Dossier REF
- Point Comptabilité
- Dépenses possibles pour l’association
- Nouveaux devis d’assurance
- Inventaire
- Proposition d’augmenter le nombre de membres au CA
- Réponses du CA aux questions d’adhérents qui seront posées en AG
- Point sur les différentes chartes (Briqu’Expo, vendeurs, dossier de presse pour l’annonce des expositions etc.)

Expositions/Animations à valider

4ème Salon du Modélisme, de la Maquette et des Loisirs Creatifs d’Argeles sur Mer

- Lieu : Argeles sur mer (66)
- Date : 2, 3 et 4 Novembre 2012

Foire de printemps de Isdes

- Lieu : Isdes (45)
- Date : Dimanche 13 mai 2012

4ieme salon de la maquette de Pellouailles les Vignes

- Lieu : Pellouailles les Vignes (49)
- Date : 13 et 14 octobre 2012

Exposition dans la commune de Petite Forêt

- Lieu : Petite Forêt (59)
- Date : Samedi 26 Mai 2012

Bourse-Expo Miniatures Pouilly en Auxois

- Lieu : Pouilly en Auxois (21)
- Date : Dimanche 18 Mars 2012

Le CA va faire suivre cette proposition d’exposition à Festibriques, celle-ci aillant lieu en Bourgogne.

Préparation de l’AG

La rédaction des diapositives est en cours. Les candidats au CA seront annoncés en même temps que la publication de la présentation support.

Pour le repas du samedi soir, il est prévu des pizzas (chez un nouveau fournisseur qui propose 50% de pizzas en plus pour le même prix par rapport à l’année dernière). La livraison se fera en deux fournées.

Gilles et Samuel amènent chacun un vidéo-projecteur.

Pierre C. se charge de préparer la feuille d’émargement. Pierrick s’occupe du planning.

Erik propose de procéder à une animation pendant l’attente pour le service du repas, qui permettra de réguler le flux de personne vers le buffet. Nous vous laissons la surprise pour samedi soir.

Commandes groupées

Minifigs série 6 :

Rien à signaler. Le tri aura lieu le week-end prochain.

Commande de janvier :

Mauvaise nouvelle concernant la commande groupée organisée et prévue pour l’Assemblée Générale. Le montant de la commande étant particulièrement élevé, celle-ci a levé une alerte chez LEGO France, qui a bloqué puis annulé la commande, le temps d’éclaircir le sujet.

Nous pouvons désormais la repasser, mais elle ne pourra plus être livrée pour le week-end de l’assemblée générale. Comme nous ne sommes plus en mesure de vous annoncer ni une date ni un lieu de livraison, ceux souhaitant annuler leur commande pourront le faire.

De plus, LEGO France en a profité pour nous retirer le délai de paiement. Nous devons désormais régler dès la commande pour qu’elle puisse nous être expédiée. Xavier va donc vous envoyer sous peu vos factures avec toutes les modalités pour valider et régler votre commande, ou l’annuler.

Sous la pression de plusieurs membres, nous avions augmenté la limite par foyer. Malheureusement, le montant bien plus important a fait que cela s’est retourné contre nous. A trop en vouloir...

Nous sommes désolés pour la gène et la déception éventuelle que pourrait causer cette inconvenue.

Bulk :

Rien à signaler. La commande est partie chez LEGO, délai d’attente de 4 mois. Les frais de préparation doivent être calculés pour envoyer les factures auprès de chaque participant.

Parigné l’Evêque 2012, affiche et point sur l’avancement des préparatifs

Daniela voit par mail avec Jan (LEGO DK) et Michael (LEGO France) la présence du logo LEGO sur l’affiche. Pierre L. se charge d’inviter officiellement l’association Festibriques pour venir exposer à Parigné.

Dossier REF

Le CA attend toujours des dossiers de proposition pour la REF 2012.

Point Comptabilité

Richard procède à un point sur la comptabilité de l’association. Les diapositives spécifiques au bilan financier sont en train d’être finalisées.

Dépenses possibles pour l’association

Le CA procède à un point sur les achats envisagés pour l’association. Les propositions concrètes qui ressortent seront intégrées aux diapositives de l’AG.

Nouveaux devis d’assurance

Par erreur, le point n’a pas été traité pendant la réunion.

Inventaire

Pierrick a procédé à l’inventaire du matériel de l’association. Celui-ci sera intégré à la présentation de l’AG.

Proposition d’augmenter le nombre de membres au CA

Pierrick propose d’augmenter le nombre de postes au CA.

Vote :
- Contre : 5, dont la voie prépondérante du président
- Pour : 5
- Abstention : 1

Cette proposition est jugée trop proche de l’AG pour être correctement préparée.

Pierre C. propose que le CA se prononce sur la possibilité d’augmenter le nombre de sièges en 2013.

Vote :
- Pour : 10
- Abstention : 1

Le CA étudiera et préparera donc, la possible d’augmentation du nombre de sièges au conseil pour AG 2013.

Réponse du CA aux questions d’adhérents qui seront posées en AG

Deux questions font l’objet de décision durant cette réunion.

Réponse à la proposition de Pierrick : critère d’ancienneté des candidats au CA

Vote :
- Contre : 7
- Pour : 2
- Abstention : 2

Le CA ne souhaite pas se passer de bonnes volontés sur des critères d’ancienneté.

Réponse à la proposition de Brigitte, concernant la tenue vestimentaire FreeLUG

Vote :
- Contre : 9
- Abstention : 2

Le CA ne voit pas d’intérêt à la prise en charge par l’association de tenues FreeLUG pour les représentants en exposition, sachant que les participants sont libres de leur tenue vestimentaire, et des badges et briques gravées existent déjà pour identifier les personnes.

Point sur les différentes chartes (Briqu’Expo, vendeurs, dossier de presse pour l’annonce des expositions etc.)

Les travaux se poursuivent. Jérémy a déjà fait suivre plusieurs brouillons au CA (Chartes Expo notamment).

Fin de séance : 23h05

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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