CR de la réunion exceptionnelle du CA des 28 et 29 juillet 2012

mardi 23 octobre 2012
par  Erik "brickerik" Amzallag, Philippe "Frogleap" LABEL, Pierre CHARLES (Tribolego)
popularité : 3%

Le Conseil d’Administration s’est réuni exceptionnellement de visu durant le week-end du 28 et 29 juillet 2012, afin d’avancer sur plusieurs sujets, certains complexes, où une rencontre et un débat verbal sont plus appropriés.

Chaque sujet a été étudié par un groupe de travail de cinq personnes, puis les réflexions ont été mises en délibéré en effectif complet.

Ordre du jour

Début de séance : samedi 28 juillet, 15h

Présents (10) :
- Erik Amzallag
- Pierre Charles
- Sébastien Hamon
- Daniela Drost
- Pierre Laurenge
- Richard Lemeiter
- Jérémy Roblin
- Philippe Label
- Xavier Viallefont
- Jean-Claude Petit

Excusés (2) :
- Emmanuel Bonnard
- Jérôme Teissier

Ordre du jour :

Fonctionnement de l’association :
- Siège de l’association
- Membres d’honneur
- Comités régionaux
- Mode de fonctionnement pour répondre aux demandes faites au CA

Sujets concernant les rencontres / expositions :
- Charte Briqu’Expo
- Anniversaire 10 ans de FreeLUG
- REF 2013

Sujets concernant les commandes :
- Choix des boites à commander en commande groupée
- Choix des pièces à commander en lugbulk
- Conditions d’accès au lugbulk

Sujets sur les autres activités de l’association :
- Gestion du prêt du matériel
- Dynamique des concours

Siège de l’association

Le siège de l’association est toujours domicilié à l’adresse de l’ancien président P. Brugier à Saint-Michel-sur-Orge.

Le siège aujourd’hui n’a aucune fonction dans notre association, le courrier étant adressé directement aux personnes concernées du bureau.

Si un changement doit être opéré, cela doit rester dans l’Ile-de-France pour y maintenir notre Assemblée Générale, cette région étant la mieux desservie depuis toute la France par les différents modes de transport, ce qui garantit la présence du plus grand nombre de participants.

Il faudrait en outre trouver une commune qui puisse nous mettre à disposition gracieusement ses infrastructures associatives pour notre week-end d’assemblée générale ou d’autres activités. Aujourd’hui, la commune de Veneux-Les Sablons répond à ces critères, sans besoin d’une domiciliation dans cette commune.

Enfin, nous souhaitons limiter les changements d’adresse, car il y a de nombreuses démarches administratives à réaliser, en particulier en cas de changement de département (changement de préfecture de rattachement, changement SIREN/SIRET...).

Tant qu’aucune nécessité nous impose un changement de siège social, nous n’estimons pas nécessaire pour le moment de faire la démarche.

Membres d’honneur

La nomination et le rôle du comité d’honneur n’étant pas suffisant précis, nous portons ce sujet à notre réflexion suite à une première nomination l’année passée.

Pour rappel, définition des membres d’honneur et membres bienfaiteurs selon nos statuts. Ces membres composent le comité d’honneur.

Le Conseil d’Administration pourra proposer chaque année une nomination pour le comité d’honneur. Cette nomination sera votée à la majorité qualifiée au 3/4. Le comité d’honneur pourra en faire de même.

Le nombre de membres composant le comité d’honneur est limité à 12. Aucun ratio entre membre d’honneur et membre bienfaiteur n’est imposé. Chaque membre est nommé pour une année, avec un réexamen chaque année.

Les membres du comité d’honneur ne sont pas nécessairement des adhérents. Ils bénéficient toutefois d’un accès aux objets promotionnels FreeLUG et d’une invitation aux expositions Briqu’Expo.

Les membres du comité d’honneur pourront être sollicités, sans obligation de leur part, pour participer aux jurys de concours ou pour le décernement d’un prix spécial.

Mode de fonctionnement pour répondre aux demandes faites au CA

Les demandes arrivant au CA et sur la boite contact sont de plus en plus nombreuses et variées. Face à cet afflux, et aux temps de réponse qui peuvent parfois s’allonger au delà du raisonnable, nous décidons de mettre à l’essai une nouvelle procédure pour répondre plus rapidement aux demandes.

Comités régionaux

Face au nombre grandissant d’adhérents, avec certaines régions regroupant plus d’une vingtaine d’adhérents, la multiplication d’évènements et de sollicitations de l’association, nous pensons qu’il est temps de se pencher sur la définition et le rôle des comités régionaux évoqués par les statuts de l’association.

Les idées directrices sont proposées au débat. Plusieurs points de fonctionnement sont soumis à notre vote. Un document final sera rédigé et communiqué. Si malgré nos efforts, la création ou le déroulement des comités régionaux s’avèrent difficiles, il sera possible d’en adapter par la suite leur fonctionnement.

Charte Briqu’Expo

Promise depuis quelques mois, une esquisse exhaustive de la charte Briqu’Expo a été soumise à réflexion. Des apports, des précisions sont apportés. Le document va être remis en page et agencé de façon à fournir un véritable document support à toutes les personnes souhaitant se lancer dans l’organisation d’une Briqu’Expo.

Anniversaire 10 ans de FreeLUG

2013 sera l’année des 10 ans de l’association. A ce titre, nous devons réfléchir dès à présent à la façon de célébrer cet anniversaire.

REF 2013

Pour coupler l’anniversaire avec la Rencontre Estivale FreeLUG, nous souhaitons placer cette rencontre dans une position centrale en France, autour de Clermont-Ferrand. Plusieurs membres du CA ayant des attaches dans le secteur, ils se proposent de faire les recherches de salle dès à présent pour se fixer le plus tôt pour que nous puissions communiquer auprès des AFOLs les dates de cette rencontre.

Choix des boites à commander en commande groupée

Chaque année nous proposons une commande groupée en direct auprès de LEGO France ; cela nous fait bénéficier des prix revendeur soit environ 30% de réduction. Chaque année, le choix des boites proposées à la commande n’est pas évidement, et nous devons prendre en compte plusieurs critères :
- limiter les références différentes (plus il y a de références, plus il y a d’organisation à gérer pour le dispatch, réception...)
- faire attention au colisage (pour ne pas avoir trop de reste de boites sur les bras)
- satisfaire l’ensemble des adhérents, donc choisir des sets dans chacune des gammes.
- couvrir une large fourchette de prix.

Un adhérent s’est fait connaitre auprès du CA pour aider au prochain choix de boites. Dès réception du catalogue 2013, les responsables des commandes groupées prendront contact avec cet adhérent pour le faire participer.

Choix des pièces à commander en LUGBulk

Le LUGBulk connait - à juste titre - un fort succès, avec de plus en plus de personnes y participant.

Toutefois, pour le moment, nous sommes toujours limités dans le nombre de pièces différentes commandables. De fait, le choix des pièces à retenir sur l’ensemble des propositions devient de plus en plus complexe.

Nous souhaitons donc donner une nouvelle priorité dans le choix des pièces. Seuls les adhérents ayant participé à une exposition représentant l’association ou à un concours organisé par l’association dans l’année pourront proposer des pièces au LUGBulk. Nous espérons en même temps que cette démarche incitera davantage d’adhérents à participer aux expositions ou aux concours.

Conditions d’accès au LUGBulk

Nous décidons pour 2013 de conserver les mêmes conditions d’accès au bulk que pour cette année, à savoir avoir une année d’ancienneté dans l’association. Cependant, les règles pourront toujours évoluer pour les années suivantes.

Gestion du prêt du matériel

Jean-Claude, responsable du suivi du matériel, remonte les difficultés auxquelles il fait face pour assurer le suivi.

Aujourd’hui, le matériel est principalement composé de plaques de base, de nappes ignifugées catégorie M1, d’éléments de PLV, de vitrines, d’une sculpture StarWars... (voir les diapositives de l’AG pour plus de détails).

Il y a deux problématiques :
- savoir où se trouve le matériel associatif à tout instant ;
- assurer le suivi des demandes de prêt.

Un outil de réservation va être proposé à l’essai pour voir si cela peut aider au suivi.

Dynamique des concours

Les concours organisés au sein de FreeLUG, notamment en ligne, ne semblent pas passionner nos adhérents, au vue du faible taux de participations. Nous souhaitons donner une dynamique plus vive à ces concours.

Il faut travailler les lots et les annoncer dès le début (les challenges non dotés ne semblent pas être motivants).

Il faut imposer aux participants de communiquer sur la liste de discussion en présentant leur création pour le concours. Ainsi, un cercle vertueux pourrait se mettre en place, en rappelant à chacun qu’un concours a lieu, en se motivant les uns les autres, sur le modèle de ce qui se fait sur de nombreux forums.

Fin de séance : dimanche 29 juillet, 15h00

Le président tient à remercier l’ensemble des participants s’étant déplacés (pour certains de loin) pour ce week-end de travail, qui a permis d’avancer sur plusieurs gros sujets.

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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