CR de la réunion du CA du 5 novembre 2012

mercredi 2 janvier 2013
par  Jac, Pierre CHARLES (Tribolego), Sébastien HAMON
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CR de la réunion du CA du 5 novembre 2012

Ordre du jour

Début de séance : 20h30

Présents (10) :
- Erik Amzallag
- Emmanuel Bonnard
- Pierre Charles
- Daniela Drost
- Sébastien Hamon
- Pierre Laurenge
- Richard Lemeiter
- Jérémy Roblin
- Philippe Label
- Jean-Claude Petit

Excusés (2) :
- Xavier Viallefont
- Jérôme Teissier

Ordre du jour :
- Expositions validées
- Briqu’Expo Veneux les Sablons
- Briqu’Expo Sarthe 2013
- Briqu’Expo Diemoz
- Charte Briqu’Expo
- Réflexions sur les 10 ans de FreeLUG
- Commandes groupées
- Point comptabilité
- Point concours

Expositions validées

Depuis notre dernière réunion, nous avons une demande de participation à deux expositions et deux animations. Les expositions sont la fête du jeu à Soisy-sur-Seine et l’exposition de LEGO à Talence coorganisée par Christophe Cassutti. Les animations ont été validées et sont en cours d’étude avant communication aux adhérents.

Briqu’expo Veneux les Sablons

Daniela nous informe de sa satisfaction de l’édition 2012 et est prête à recommencer pour 2013. Pour 2012, Erik doit déposer les sommes reçues en espèces afin de permettre aux trésoriers de finaliser les comptes.

Briqu’expo Sarthe 2013

Richard nous informe que l’édition 2012 est close au niveau de la comptabilité.

Jean Claude nous fait part de l’état d’avancement pour 2013. La salle est réservée à Mulsanne. La recherche de sponsors est toujours en cours. Un certain nombre d’exposants ont déjà confirmé leur présence.

Briqu’expo Diemoz

Nous n’avons pas eu de nouvelles à cause de l’absence de Xavier qui est coorganisateur.

Charte Briqu’expo

Pierre L nous informe qu’il a travaillé sur le texte en y insérant les parties discutées pendant notre réunion du mois de juillet. Le document est entre les mains d’Erik pour relecture et validation avant publication.

10 ans FreeLUG

Logo, Cartes de vœux et autres.

Nous avons décidé que pour les 10 ans de notre association le logo serait révisé en y apportant la mention « 10 ans ».

Nous réfléchissons à la manière de faire pour laisser aux adhérents un repère pour cet anniversaire. Plusieurs possibilités sont évoquées mais nous resterons discrets sur les détails pour préserver l’effet de surprise.

Nous travaillons également sur l’obtention de vêtements avec « FreeLUG 10 ans » inscrit dessus. Emmanuel doit contacter notre fournisseur pour voir les faisabilités en termes de couleur et de forme.

L’édition d’une nouvelle minifig pour cet événement est également envisagée avec le logo d’un côté et 10 ans de l’autre.

Comme chaque année nous envoyons une carte vœux personnalisée à nos différents contacts (club modélisme, partenaires…). Pour l’anniversaire nous envisageons une carte avec des photos marquantes prises chaque année avec le logo « FreeLUG 10 ans » au centre.

Commandes groupées

Pierre L nous informe que la distribution des commandes est toujours en cours et se déroule sans problème.

Suite aux problèmes de fourniture pour la série 8 des minifigs nous recherchons d’autres pistes pour savoir si nous pourrons permettre à nos adhérents d’acquérir cette série comme pour les précédentes. Jérôme a réussi à obtenir 4 boites complètes, ce qui fait que nous sommes en possession de 7 boites, loin de nos besoins. Daniela nous informe d’une possibilité de commande via l’Allemagne. Le dossier est en cours...

Point comptabilité

Richard nous a fait part juste avant la réunion de la situation actuelle des comptes de l’association. Tous les comptes sont dans le vert. LEGO nous a remboursé le trop perçu sur la commande de minifigs série 8 suite au problème de fourniture. Comme évoqué plus haut, il reste Briqu’expo Veneux à finaliser.

Point concours

Pierre L nous a fait part des sets choisis pour les gagnants du concours « Qui pneu le plus ». Nous validons le choix de ces sets.

Jérôme, nous a fait parvenir par mail un règlement pour un concours sur le thème de noël, nous avons validé ce thème et défini les derniers points notamment sur la dimension de la présentation.

Eric Létang nous a contacté pour proposer l’idée d’un challenge entre adhérents. Ce challenge serait une combinaison de points attribués aux adhérents vainqueurs des différents concours organisés durant l’année et le vainqueur de ce « super concours » se verrait attribuer un super lot. Le but étant d’encourager les adhérents à participer aux concours toute l’année sur le long terme. Au vu de la difficulté de récolter les informations et de la charge de travail que nous avons au niveau du CA, si ce genre de super concours est mis en place, nous envisageons de déléguer ce suivi de points à des personnes extérieures au CA. Pour 2013, nous ne voyons pas d’inconvénients à ce que ce concours soit mis en place sous la condition du succès de la collecte des informations nécessaires au classement global. Cette collecte d’information sera proposée à Eric qui est à l’origine de l’idée.

Fin de la séance : 22h30.

Pour toute remarque ou question, merci de contacter le CA : ca@freelug.org


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