CR de la réunion du CA des 10 et 17 Mars 2014

samedi 19 avril 2014
par  Jac, Pilili Cuicui, Sébastien HAMON
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CR de la réunion du CA des 10 et 17 Mars 2014

Ordre du jour de la réunion du 10 Mars

Début de séance : 20h43

Présents (11) :
- Erik AMZALLAG
- Pierre CHARLES
- Daniela DROST
- Sébastien HAMON
- Philippe LABEL
- Pierre LAURENGE
- Richard LEMEITER
- Jean-Claude PETIT
- Jérôme TEISSIER
- Xavier VIALLEFONT
- Lucie VIGREUX

Ordre du jour :

- Prêts briques jaunes
- Point comptabilité
- Point adhérents
- Poste vacant CA
- Location Box de stockage
- Point commandes
- BRIQU’Expos

Prêts briques jaunes

Le CA démarre par la validation du prêt de matériel aux expositions validées.

Prêt de briques jaunes à Martin CLARKE pour une animation : approuvé avec 7 OUI et 1 ABS. Le membre de FreeLUG coordinateur de l’exposition, Martin CLARKE, sera très prochainement contacté par le responsable stock pour arranger le transport des briques jusqu’à l’exposition.

Prêt de briques jaunes pour une animation dans une école de Veneux les Sablons : approuvé avec 7 OUI. Le membre de FreeLUG coordinateur de l’exposition, Daniela DROST, sera très prochainement contactée par le responsable stock pour arranger le transport des briques jusqu’à l’exposition.

Il est à noter que pour ces votes, le nombre de votants est inférieur aux nombres de présents, certains membres ayant du s’absenter momentanément de leur écran. Cependant ils n’ont formulé aucune objection sur les votes à leur retour.

Point comptabilité

La trésorerie de FreeLUG est répartie sur des comptes courants et un livret épargne. Les comptes sont bien approvisionnés. Nous pouvons donc engager nos investissements en matériel.

Néanmoins, les trésoriers attirent l’attention du CA sur l’arrivée de la facture du BULK et souhaiteraient que soit lancé l’appel aux paiements auprès des participants. Les modalités de paiement des LUGs auprès de LEGO ont changé cette année et LEGO est peu communicatif sur la procédure et le délai exact de paiement exigé après réception de la facture, que FreeLUG n’a toujours pas reçue à ce jour.

Il est décidé que Erik AZMALLAG prendra contact avec LEGO dans la semaine pour obtenir d’avantage d’information, une décision sera prise suite à la réponse ou la non réponse reçue afin de pouvoir s’acquitter de la facture du BULK sereinement.

Les trésoriers informent également le CA que 3 commandes BULK ont été non payées et FreeLUG n’a plus de nouvelles des participants concernés. Une réflexion est en cours pour régler cette situation tout en respectant les règles de LEGO vis-à-vis du BULK.

Point adhérents

L’association compte à ce jour 248 adhérents. Il est à noter 49 nouvelles adhésions en 2014. Les membres non à jour de cotisations pour l’année 2014 vont être contactés et seront retirés des listes en cas de non réponse ou de volonté de leur part de ne plus adhérer.

Poste vacant CA

Le CA, de par ses statuts, a la possibilité de nommer un douzième membre. Une réflexion est menée au sein du CA sur ce point, et sur la tâche qui pourrait lui être attribuée. Plusieurs pistes sont évoquées, néanmoins ce point est considéré comme non urgent, le CA se met actuellement en place et organise ses activités. Si le besoin se fait sentir au cours de l’année il se réserve cependant la possibilité de recourir à cette possibilité de faire un appel à candidature sur un rôle bien défini.

Location Box de stockage

L’étude de la location d’un box de stockage pour l’association est en cours. L’association dispose de beaucoup de matériel et le besoin de place se fait sentir. Des devis ont été proposés lors de cette réunion. Les membres du CA vont les étudier et apporter leurs remarques sur chacun afin que la meilleure décision soit prise en termes de facilité d’accès et de prix.

Point commandes

Un point est fait sur les stocks de l’association. Il reste des minifigurines de plusieurs séries, de l’ordre de quelques centaines. Le détail est présenté au CA par Xavier VIALLEFONT, responsable des commandes groupées. Il tient également à jour le compte précis du stock et assure la gestion des commandes. Il est relevé que plusieurs minifigurines restent en stock et n’intéressent plus les membres de l’association lors des ventes en AG ou autres occasions. Il est proposé d’augmenter le nombre de minifigurines à offrir aux participants des différents concours afin de faire baisser le stock. Le CA présente, d’ailleurs ses excuses, puisque les participants aux concours du samedi de l’AG ont été oubliés, et se désole de cette occasion manquée qui aurait pu faire baisser les stocks.

Il reste également quelques centaines de torses des minifigurines spécial 10 ans ainsi que quelques goodies. Le détail est présenté au CA par Pierre LAURENGE qui tient le compte précis de l’évolution du stock. Les figurines sont toujours en ventes pour les membres qui en souhaitent.

BRIQU’Expos

  • Mulsanne

Le bilan de BRIQU’Expo Mulsanne 2013 et l’organisation de l’édition 2014 est abordé. Ce point va requérir l’attention prioritaire des membres du CA pour tout le reste de la réunion. Plusieurs points sont relevés et abordés, le bilan financier de BEM 2013 doit être soldé, les trésoriers de FreeLUG et Jean-Claude PETIT discutent pour définir la conduite à tenir, afin de solder cette édition. L’édition 2014 exige des éclaircissements sur l’aspect financier et les modalités de mise en place de cette exposition. Bien que les parties concernées étaient toutes présentes et toutes très impliquées pour résoudre ce point, vue l’heure tardive, les discussions se continueront par mail.

Avant sa clôture, la CA décide la création d’une page Facebook pour l’association afin d’assurer sa promotion sur l’extérieur. Les démarches sont également lancées pour lancer une mailing liste pour la Freelug Academy Awards.

Il est décidé de la tenue d’un CA très rapidement pour aborder tout les points qui ont du être repoussés. Le prochain CA est fixé au 17 Mars. Le CA est clos à 23h.

Ordre du jour de la réunion du 17 Mars

Début de séance : 20h30

Présents (8) :
- Erik AMZALLAG
- Pierre CHARLES
- Daniela DROST
- Philippe LABEL
- Pierre LAURENGE
- Jean-Claude PETIT
- Xavier VIALLEFONT
- Lucie VIGREUX

Excusés (3) :
- Jérôme TEISSIER
- Sébastien HAMON
- Richard LEMEITER

Absents (0) :

Ordre du jour :

- Expositions validées
- La FreeLUG Academy Award
- FreeLUG 2.0
- Relation adhérents
- Date de la prochaine réunion du CA

Pour ce CA Richard Lemeiter, excusé, a donné pouvoir de le représenter à Philippe Label. Sa voix est donc prise en compte dans les résultats.

Expositions validées

FreeLUG est invité à participer à une exposition de modélisme multi-thème qui aura lieu les 03 et 04 Mai 2014 à Samoëns (74). Cette exposition est validée par le CA.

FreeLUG est invité à participer à une exposition de modélisme multi-thème par l’AMFRA (Association des Modélistes Ferroviaire de la Région d’Amiens) les 14 et 15 Juin 2014 à Flixecourt (80). Cette exposition est validée par le CA.

FreeLUG est invité à participer au « Grand meeting aérien du Centenaire » au Bourget pour présenter des maquettes d’avions en briques LEGO, d’hélicoptères ou des engins spatiaux réalistes. L’exposition se tient du 5 au 20 Juillet 2014. Cette exposition est validée par le CA.

FreeLUG est invité à participer à la Foire de la Saint-Loup pour une exposition multi-thème, qui se tiendra à Aubière (63), les 30 et 31 Août 2014. Cette exposition est validée par le CA.

La FreeLUG Academy Awards

La mailing liste dédiée pour la FreeLUG Academy awards est maintenant fonctionnelle.

Sylvain PIGNOT, responsable de la FAA a informé le CA de sa volonté de respecter le calendrier civil pour les concours trimestriel. Il reste deux semaines jusqu’au mois d’Avril et Sylvain espère pouvoir lancer le premier concours trimestriel début Avril. Les concours mensuels démarreront le plus tôt possible. Si le délai est trop court pour s’organiser pour Avril les concours seront lancés en Mai.

Le point des lots est ensuite abordé. Il est proposé comme dotation :

Pour le concours mensuel : 1 lot par mois à choisir parmi : les polybags en stock, les minifigurines en stock, les goodies reçus par LEGO DK et un sachet de vrac de pièces.

Pour le concours trimestriel : 1 set de moyenne taille à choisir parmi les stocks de l’association.

Cette dotation est approuvée à l’unanimité des présents et représentés. Soit, à 9 voix.

Il est cependant précisé que le vrac de pièce en dotation sera dans les faits, un sachet d’environ 500g de pièces inutiles ou devant être écoulées par l’association. Ce lot ne sera pas possible si le stock de pièces venait à puiser dans les pièces jugées utiles par l’association.

Le set R2D2 offert par LEGO DK est mis en réserve pour la dotation du concours annuel.

FreeLUG 2.0

Un rapide tour de table est ensuite effectué pour savoir qui prendra en charge le groupe de travail FreeLUG 2.0. Le but de ce groupe de travail organisé en mailing liste, est de dynamiser les activités en ligne de l’association, de faire le point sur les outils informatique et de mettre en place une modernisation éventuelle de ces outils. Lucie VIGREUX est volontaire pour conduire ce groupe de travail. Un appel aux bonnes volontés sera effectué auprès des adhérents. Il est décidé de recycler une mailing liste déjà existante qui n’est plus utilisée, pour faciliter la mise en place informatique du groupe.

Relation adhérents

La page Facebook de l’association a été lancée et nous sommes à près de 200 likes à ce jour. Lorsqu’un article est en ligne sur le site, une annonce est postée sur la liste adhérent. Les membres de FreeLUG sont encouragés à écrire des articles pour le site avec l’aide d’un secrétaire au besoin.

Le CA réfléchit à la fabrication des nouveaux goodies qui seront offerts aux membres.

Point sur les BRIQU’expo

  • Pierre LAURENGE, pour la BRIQU’Expo Villeurbanne propose que le nom soit changé, cet événement ayant lieu sur plusieurs jours. Il propose de l’appeler "Briqu’convention" (Briqu’conv).

A 7 voix pour et 2 abstentions cette proposition est adoptée.

  • Mickaël EYMANN rencontre des soucis pour l’organisation de la BRIQU’Expo de Brest, devis qui tardent à arriver, budget provisionnel qui augmente. Le CA rappel qu’il a été budgétisé 1346€ pour cette événement. La location de la salle actuellement envisagée pour cet événement est d’un montant d’environ 5000€. Le CA est pour le moment en attente d’information supplémentaire pour cette événement avant de prendre toute décision. Le CA est très attentif au fait de ne pas engager l’association dans un risque financier qui soit potentiellement supérieur au montant prévu au budget voté à l’assemblée générale. Pierre CHARLES va prendre contact avec Mickaël pour l’aider dans l’organisation de cet événement et obtenir des informations plus précises quant au budget.
  • Suite à la première réunion de ce mois de mars, un nouveau point est fait sur la BRIQU’Expo Mulsanne 2013. Le virement de 80€ dus par FreeLUG a été effectué. En retour, est attendu le virement des bénéfices de l’exposition d’après l’accord de partenariat.
  • Le point de l’écriture de la charte des BRIQU’Expo est abordé. Il est décidé de partir sur 2 documents, une charte et un guide des bonnes pratiques. Jean-Claude PETIT propose de contribuer à l’avancée de ce projet. Aucun autre membre ne se portant volontaire ce projet est mis en suspend.

Inventaire de l’association

Jean-Claude PETIT a fait une proposition de fichier pour tracer l’inventaire de l’association. Si certains membres du CA en apprécient la précision d’autres le trouvent trop détaillé. Daniela DROST précise qu’elle a construit un cahier qui est disponible avec les stocks actuels de l’association. Ces données vont être transmis à Jean-Claude. Le CA doit cependant décider ce qu’il souhaite exactement, que ce soit en terme d’exigence de précision et de mise en forme.

Points divers

  • Il est porté à la connaissance du CA la volonté de mettre en place une exposition avec toutes les associations. Le CA n’est pas opposé à cette idée, la décision de la participation de FreeLUG sera prise ultérieurement une fois que le CA aura reçu tous les éléments.
  • Il est ensuite soumis à l’approbation du CA l’organisation d’activités avec le Legostore de Lille. Le CA approuve cette demande avec 5 voix pour, 3 membres n’ont pas pris part au vote, dont celui ayant pouvoir pour Richard, (et il y avait 2 absents excusés non représentés à cette réunion).

Date de la prochaine réunion du CA

Pour la prochaine réunion du mois d’avril, un tableau de vote est mis en place

Fin de séance : 23h

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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