CR de la réunion du CA des 28 février et 1er mars 2015

dimanche 26 avril 2015
par  Jac, Sébastien HAMON
popularité : 3%

CR de la réunion du CA des 28 février et 1er mars 2015, celle-ci a eu lieu en vrai sur Saint-Etienne.

Ordre du jour

Début de séance : 28 février 10h30

Présents (9) :
- Erik Amzallag
- Pierre Charles
- Daniela Drost
- Sébastien Hamon
- Philippe Label
- Pierre Laurenge
- Richard Lemeiter
- Jérôme Teissier
- Xavier Viallefont

Excusés (2) :

- Jean-Claude Petit
- Lucie Vigreux

Absents (0) :

Ordre du jour :

- Préparation Assemblée Générale
- Futures demandes de matériel
- Validation des expositions en centres commerciaux et magasins
- COmités Régionaux (COR)
- Proposition d’amélioration des réunions du CA : dates et moyens
- FAA
- Goodies 2016
- Charte Briqu’Expo

Préparation AG 2015

Il est discuté lors de ce point des différents éléments nécessaires pour le bon déroulement de l’Assemblée Générale.

Philippe s’occupe de la planification des moments clés du week-end : AGE, AGO, concours...

Sébastien se charge de l’impression des bulletins de votes, de la liste des procurations et de la liste d’émargement.

Richard, quant à lui, s’occupe de l’impression des documents en grand format (trombinoscope, planning...)

Daniela se charge de la partie logistique.

Futures demandes de matériel

Maintenant que l’association dispose d’un local de stockage et au vue de la demande de matériel, nous proposons de modifier l’attribution du matériel comme suit :

Pour une exposition organisée par une autre association, avec laquelle une convention est signée, le prêt se fait sans problème et selon la disponibilité.

Pour une exposition organisée par une autre association, mais avec laquelle il n’y a pas de convention de signée, le prêt sera étudié au cas par cas. par exemple, si un adhérent fait une expo avec une autre association où il n’y a rien de signé entre les parties, le prêt sera accordé.

Pour une exposition à but lucratif (centres commerciaux, magasins), le matériel sera proposé par une location.

Ces nouvelles règles n’entreront en vigueur que pour les demandes reçues après cette réunion.

Validation des expositions en centres commerciaux et magasins

Nous recevons de plus en plus de demande d’expositions / animations dans les centres commerciaux et magasins. Au regard des objectifs de notre association, il devient de plus en plus difficile d’accepter ces demandes.

Elles seront tout de même étudiées au cas par cas avec comme critères principaux le retour pour l’ensemble des adhérents (réduction sur le rayon LEGO, promotion d’une Briqu’Expo, dons...)

COmités Régionaux - COR

Au vu du peu de demande de création des COR et du fonctionnement de celui existant (COR 72), nous nous interrogeons sur ces COR. Un rappel sera fait par le président lors de la prochaine Assemblée Générale.

Proposition d’amélioration des réunions du CA

Nous avons de plus en plus de mal à obtenir tout le monde lors des réunions du CA et ce pendant toute la durée de la réunion.

Il en sort après discussion qu’il faut revenir à une date fixe pour les réunions mensuelles. Nous proposons que ces dernières aient lieu tous les premiers mercredi de chaque mois. Un planning est mis en place sur la partie wiki du CA.

Nous discutons également des outils à notre disposition. Avec le chat, il devient de plus en plus difficile de rester concentré pendant toute la durée de la réunion. Nous devons prendre le temps de chercher de nouveaux outils pour être plus performants. Sébastien propose de faire des réunions orales via des logiciels comme Skype. nous devons voir comment cela fonctionne et s’il est possible d’avoir des canaux spécifiques pour les membres du CA. Certains sont sceptiques avec ces moyens, notamment pour les besoins de rédaction du CR de la réunion. Il est décidé de garder le chat pour l’instant car pour certains il est quasi impossible de faire des réunions orales. En effet cela impose de ne pas avoir de bruit derrière pour ne pas perturber les autres orateurs.

FAA

Nous sommes très satisfaits de la FAA pour sa première année de fonctionnement. Sylvain P nous fait part pendant cette réunion, de son point de vue par mail. Il y déplore une baisse de la motivation des membres de la FAA au fil de l’année, et il souhaiterait qu’un renouveau soit donné après l’AG avec pourquoi pas du sang neuf.

Nous avons prévu de faire un bilan lors de la prochaine Assemblée Générale, nous rappellerons ces points afin que cela continue.

Goodies 2016

Nous discutons sur le goodie offert aux adhérents pour l’année 2016. Les idées fusent mais finissent par se rejoindre. L’idée est calée mais vous n’en saurez pas plus pour garder la surprise en 2016.

Charte Briqu’Expo

Ce point dure dans le temps et nous devons le finaliser au plus vite, vu le nombre croissant de demande d’organisation d’expositions par nos adhérents.

Erik et Jean-Claude ont beaucoup travaillé dessus depuis le début de l’année. Il en résulte que la charte fera partie d’un ensemble de documents mis à disposition des adhérents souhaitant organiser une exposition. Parmi ces documents, il y aura donc la charte, un tableau d’exemple pour la tenue des compte, un guide des choses à penser et à faire...

Fin de séance : 1 er mars 16h00

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


Dans la soirée du samedi soir, un restoLEGO était organisé sur Saint-Etienne, avec la rencontre d’AFOL’s plus ou moins locaux.


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