CR de la réunion de CA des 6 et 7 février 2016


CR de la réunion de CA des 6 et 7 février 2016

Ordre du jour

- Investissements Matériels

- Utilisations des dotations

  • Vitrine microshow
  • Event support pour les Briqu’Event
  • LUG Support
  • Utilisation distribution des différents vrac actuellement en stock

- Résultats concours annuels de la FAA

- Dossiers en attente

  • Frais d’envoi de petit matériel
  • CoR Sarthe
  • Groupe de travail sur les associations d’intérêt général
  • Expositions de Versailles
  • Sollicitations diverses et variées
  • Site internet (site principal, forum, besoin BE / CoR)
  • Briqu’Expo (package organisateurs)

- Sujets divers

  • Goodies 2017
  • Don à une association pour les enfants en finançant l’achat de boîtes/briques

- Budgets 2017

- Préparation AG

début 16h27

Présents (8) :
- Erik AMZALLAG
- Daniela DROST
- Sébastien HAMON
- Pierre LAURENGE
- Philippe LABEL
- Richard LEMEITER
- Jérôme TEISSIER
- Xavier VIALLEFONT

Excusés (3) :
- Pierre CHARLES
- Yannick VIGNAT
- Lucie VIGREUX

Investissements matériels

- Afin d’optimiser encore un peu plus nos activités et notre local, nous évoquons les différentes possibilités d’investissement de matériel que nous pouvons faire.

- Erik suggère de faire l’acquisition de module Techball pour ne pas que ça soit les adhérents qui usent leurs éléments. Nous décidons d’acheter 5 ensembles pour une valeur unitaire estimée à 75 €. Comme nous avions fait l’acquisition d’un vrac de pièces Technic (don), Richard va regarder dedans pour savoir quels sont les éléments à acheter. Par ailleurs Daniela va faire la demande auprès de LEGO FR pour une possibilité de don de moteurs.

- Sébastien émet l’idée d’avoir notre propre imprimante qui peut servir à la fois pour les impressions des notices de mosaïques lors de nos BE, à la fois pour les listings et étiquettes pour le bulk et enfin pour divers papiers que nous amener à éditer. De plus, elle pourrait être utile lors de l’AG pour éditer différents documents. Le CA donne son accord, Sébastien se charge de faire une étude (laser, jet d’encre, wifi, couleur...)

- Vu la quantité de choses à entreposer au local, l’étagère présente, issue d’une récupération, n’est plus adaptée. Il serait judicieux de la changer ainsi que divers matériels pour faciliter le stockage (escabeau, lampe, marqueurs, balai, pelle...) Le CA donne son accord, comme c’est Sébastien qui gère le local, il lui est confié cette tâche.

- Lors de la commande du bulk 2016, FreeLUG a fait l’acquisition de briques 2x2 et 2x4 dans d’autres couleurs que nous n’avions pas encore afin de compléter les couleurs dont nous disposons pour les mosaïques.

- Il est également évoqué l’achat de nappes, flammes, banderoles et kakémonos. Nous décidons de ne pas en acheter d’avantage et estimons qu’il y en a assez actuellement.

- Daniela émet le besoin d’avoir au sein de l’association du matériel de cuisine (couteaux, fourchettes, cuillères, planche à découper, casseroles...) pour nos différents événements et surtout l’AG. Nous acceptons cette demande

- Pour améliorer le stockage et le transport de nos banderoles, nous décidons de faire un kit par banderole (étui en tuyau PVC, tendeurs et serflex réutilisables). Sébastien se charge de préparer ces kits.

- Nous décidons de faire l’acquisition d’une troisième imprimante à tickets. Erik s’en charge pour au plus tard la BE de LOMME.

- Philippe nous informe de sa difficulté à gérer les cartes de membres, non pas dans leur impression mais dans leur gestion pour l’impression des étiquettes des adresses en vue de l’expédition... C’est une question de pages d’étiquettes à remplir impérativement pour éviter le gâchis de pages d’étiquettes auto-édhésives. Ce n’est pas compatible avec une impression en petites quantités, voire à l’unité, comme cela est nécessaire pour les adhésions de dernière minute souvent avant les AFOL days et autres événements. Nous décidons de faire l’achat d’une imprimante à étiquettes type Dymo pour environ 60 €.

- Ce souci d’expédition fait réagir Xavier car il a le même problème pour l’expédition des commandes de minifigs. Étant une association, nous pourrions avoir accès à un compte pro pour l’envoi des colis auprès de La Poste. Ceci sera d’autant plus facilité car nous y avons notre compte bancaire. Cela permettrait également une gestion plus facile des autres envois que nous pouvons faire, fin des avances et des remboursements et facturation en fin de mois. Xavier se charge de prendre contact auprès de La Poste pour connaître les modalités.

Utilisations des différentes dotations

- FreeLUG dispose d’un certain nombre de vitrines Microshow dont nous n’aurons pas l’utilité. Trois d’entre elles ont été restaurées pour la BE LVDB. De plus elles ne sont pas faciles à entreposer. Lors de la BE LVDB, Erik et Sébastien ont demandé à Guy MEYER, président de Fanabriques, s’ils seraient intéressés, il nous a dit oui. Après consultation du CA, nous acceptons de faire don à Fanabriques des 2 vitrines en stock chez Erik.

- Les règles d’Event Support de LEGO DK ont changé depuis l’an passé, seuls 3 événements seront dotés cette année. Comme nous en avons plus, nous décidons de conserver 1/5 de ces dotations pour les événements n’y ayant pas le droit afin de ne pas léser une exposition par rapport à une autre.

Dans ce programme, il y a possibilité d’acheter des caisses de briques 2x4 d’une même couleur (définie par LEGO). Au vu du nombre de briques dont nous disposons (4 de briques jaunes, 3 de briques rouges et 3 de briques vertes) nous décidons de ne pas en acquérir.

Il en va de même pour des caisse de vrac, nous ne souhaitons pas en acheter, par contre nous laissons libre chaque organisateur de le faire sur le budget de l’exposition dont il a la charge à la condition qui suit.

Ayant eu un problème l’an passé sur l’achat d’élément de l’Event Support sans que cela soit prévu dans le budget, il a fallu que FreeLUG le prenne en charge. Nous rappelons que chaque organisateur souhaitant faire l’acquisition de briques payantes doit le prévoir dans son budget et en informer soit le CA et l’Ambassadeur.

- Lug support Nous sommes dans l’attente des concours de l’AG pour les lots pour la FAA. Ensuite nous laisserons la FAA gérer avec information CA Nous commençons à recevoir les dotations de LEGO FR et DK pour l’association.

- Depuis plusieurs années nous cumulons du vrac issu du support de LEGO pour le LUG et de certaines Briqu’Expo. Pour ne pas que cela reste sur les bras car nous en recevons tous les ans et permettre de libérer un peu de place de stockage. Nous décidons de donner des lots pour tous les adhérents présent à l’AG en utilisant le vrac qui est chez Erik. Pour celui qui est au local, un tri va être fait pour séparer les briques 2x2 et 2x4 du reste. Ces briques partiront dans le stock pour les mosaïques. Les autres briques 2x.. serviront pour faire des supports pour les mosaïques. Enfin le reste servira pour des animations et dans les CoR.

Nous prévoyons l’achat de caisse pour le stockage pour ces pièces.

- Également en stock au local, nous avons des petites vitrines (types celle que nous pouvons voir dans les centres commerciaux au moment des fêtes de fins d’années). Yannick a proposé de les mettre à disposition des organisateurs de Briqu’Expo. Nous validons cette idée.

Concours annuel FAA

Nous terminons cette première partie de journée par le résultat des concours de l’année de la FAA avec les dotations que nous y mettons.

MOC de l’année Daniel STOEFFLER pour ces droïds Star Wars. Nous proposons le Tower bridge issu des vracs reçus de LEGO FR et DK. Diorama individuel de l’année pour Benjamin ALAMOME et son palais des milles et une nuit en y mettant un sachet de tan. Diorama collectif de l’année pour le stand Microscale lors de la Briqu’Expo de Veneux (Daniela DROST, Sylvain PIGNOT, Denis HAVART et Julian ???) en y mettant aussi des sachets de tan.

Enfin nous décidons de mettre adhérent à l’honneur 2016 : Denis LAURENCON pour la Briqu’Expo de La Ville Du Bois.

Fin de réunion samedi soir 19h42

Reprise 21h30

Dossiers

- Frais d’envois petit matériel

Nous nous posons la question de l’envoi de petit matériel entre membres du CA et pour les personnes demandant du matériel de l’association. Nous validons cette idée soit par colis soit par mondial relay.

- CoR Sarthe

Du fait de la non activité du CoR Sarthe depuis 2 ans. En application du règlement, le CA a le pouvoir de le dissoudre. Nous décidons de le faire. Nous rappelons ici que l’exposition de LEGO de Mulsanne n’est plus une Briqu’Expo et ne fait plus partie des activités de FreeLUG depuis 2 ans.

- Association d’intérêt général

Un adhérent nous a suggéré de déclarer FreeLUG comme association d’intérêt général. Pour être ce genre d’association il faut faire dans la culture, l’animation ou l’histoire. Après plusieurs recherches de différents membres du CA, il en résulte que cela engendrera un travail supplémentaire pour nos trésoriers qui devrait faire appel à un salarié permanent. Nous n’en avons pas les moyens. De plus nous serons alors exposés à un contrôle fiscal avec une nécessité de faire appel à un commissaire aux comptes. Cela aura également un coût que nous ne pouvons pas assûmer. Nous constatons donc que nous ne sommes pas encore prêts pour cela.

- Expo de Versailles A qui appartiennent les œuvres ?

Après discussion et échange de point de vue, il est décidé que les œuvres restes propriété de l’association. En contrepartie il est envisagé de créer un petit modèle de 250 pièces pour chaque personne participant y compris Versailles et mécènes.

- Sollicitation externes diverses et variées : jusqu’où va-t-on ? Quelles sont nos limites.

Nous recevons de plus en plus de demandes diverses et variées pour des animations, expositions, prestations de services dans des sociétés notamment de droit privé. D’une manière générale tout ce qui est à but non lucratif sera accepté en regardant si les buts associatifs sont compatibles. Dans des situations limites, nous étudierons au au cas par cas. Enfin nous refusons tout ce qui est à but lucratif (centre commercial, commerces...). Toutefois nous apportons la nuance quand il s’agit de la promotion de nos événements.

Fin 23h30

Suite du dimanche 7 février 10h20

Site internet (principal, forum, ...)

Il devient de plus en plus urgent de revoir nos moyens informatiques pour la communication et la présence sur le web. Erik a fait quelques recherches sur les forums. Il en résulte un coût moyen mensuel de 45 €. Erik a également étudié les différentes possibilités pour le faire. Il manquera des modérateurs pour des forums publics. Nous proposons de faire un appel aux adhérents pour être modérateur et / ou animateur et / ou concepteur. Nous décidons de le faire en faisant un appel sur les listes de discussions et d’en reparler à l’Assemblée Générale.

Nous décidons d’organiser un week-end comme celui que nous faisons pour travailler sur ce nouveau site web. nous avons également convenu qu’il faudrait faire une mise à jour du logiciel de notre site actuel SPIP et également de Dolibarr (logiciel qui nous permet de gérer les adhésions).

Groupe de travail des organisateurs des BE / Package pour les organisateurs

Afin de capitaliser sur les expériences des organisateurs de nos événements nous décidons de faire un week-end de travail avec les personnes concernées et volontaires. Nous y verrions présents tous les organisateurs de BE, Yannick en tant que coordinateurs des BE et éventuellement le Président et un des Trésoriers.

Ces 2 week-ends feront l’objet d’une dotation financière de la part de FreeLUG pour participation à l’indemnisation des déplacements et l’organisation des week-ends.

Budget 2016

- BE Rhône-Alpes 2017 FreeLUG est il prêt à investir 2000€ déjà sur le budget 2016 Oui à la majorité pour un soutien de 2000€.

- BE Veneux-les-Sablons Daniela nous demande un budget supplémentaire pour fêter la cinquième édition, nous acceptons cette demande.

Nous rappelons ici que pour toute édition d’une facture au nom de FreeLUG pour sponsor ou autres, seuls les trésoriers de FreeLUG sont habilités à le faire.

Avec tous ces éléments nous établissons le budget prévisionnel 2016 ui sera soumis au vote des adhérents lors de la prochaine AG

Fin 16h30

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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