CR de la réunion du CA du 11 mai 2016

mercredi 8 juin 2016
par  Jac, Sébastien HAMON, Yannick VIGNAT
popularité : 5%

CR de la réunion du CA du 11 mai 2016

Ordre du jour

Début de séance : 20h45

Présents (10) :
- Erik Amzallag
- Pierre Charles
- Antoine Clément-Larosière
- Arnaud Gindre
- Daniela Drost
- Sébastien Hamon
- Philippe Label
- Richard Lemeiter nous rejoint a 21h (après le 1er vote)
- Xavier Viallefont
- Yannick Vignat

Excusés (2) :
- Pierre Laurenge
- Jérôme Teissier

Absents (0) :

Ordre du jour :

- Exposition animation validées
- FreeLUG 2.0 ;
- Versailles ;
- Point Briqu’Events ;
- Point REF
- Point du stock de l’association ;
- Défraiement expositions non organisées par FreeLUG ;
- Comptes et point membres.

Expositions

L’association FreeLUG a été invitée par l’intermédiaire de Yann Laurent à participer à une exposition à Biarritz (Mom Expo), qui aura lieu les 15 et 16 Octobre 2016. Cette exposition a été validée par les membres du CA (Vote : 9 Pour, 0 Abstention, 0 Contre)

Pour rappel, la participation de FreeLUG aux expositions suivantes avait été validée par le CA avant la réunion :

- Salon du Vampire les 17 et 18 Septembre 2016 à la maison Ravier dans le 7ème arrondissement de Lyon.

Enfin, des discussions sont en cours avec le Maire adjoint de Cabourg pour une éventuelle exposition en Février 2017. La date de la prochaine AG n’étant pas fixée à ce jour, il faudra s’assurer que les deux événements ne tombent pas le même week-end.

FreeLUG 2.0

Rien de lancé pour le moment. Un week-end est prévu pour travailler sur le sujet. Antoine lance le sujet pour voir quels sont les volontaires pour ce week-end de travail et essayer de bloquer une date.

Versailles

Pierre C. nous fait un retour par mail après la réunion : La liste des œuvres a été proposée et la phase de modélisation devrait bientôt commencer. Un accord avec la Mairie devrait être rapidement trouvé.

Briqu’Events

- BC Villeurbanne

Nous sommes en attente du bilan financier en cours de finalisation.

- BE Combrailles

La clôture comptable de l’événement est à 70%. L’organisation est en attente de factures provenant des fournisseurs.

- BE Montdidier

Nous sommes en attente d’informations de Christophe. A un mois de l’événement, une dizaine d’exposants sont inscrits sur le Wiki, la communication a commencé et le partenariat avec PicWic reconduit.

- BE Veneux-les-Sablons

Le Wiki va être initié. Une trentaine d’exposants sont déjà intéressés pour participer à l’événement. Il risque cette année encore d’y avoir plus de demandes que de places.

- BE Lomme

L’organisation a reçu les premiers flyers ce jour et la distribution va commencer ce week-end sur l’exposition de Ch’tiLUG. La convention est en cours de rédaction. Le Wiki a été créé ainsi qu’une page internet dédiée. Le plan de la salle est finalisé, et le budget prévisionnel devrait être fait à la prochaine réunion. Il reste à créer une page Facebook et a écrire les articles sur le site de FreeLUG pour faire apparaître l’événement dans le calendrier.

- BE Toulouse

Denis Havart travaille sur le dossier de communication et recherche toujours une salle pour accueillir l’événement.

Yannick doit finaliser le brouillon de la Todo List pour les organisateurs. Cette liste devra entre autre faire apparaître les mentions légales à imprimer sur les flyers et affiches.

REF

Denis Havart nous informe par mail lors de la réunion que la mairie de Menville a donné son accord pour utiliser la salle polyvalente les 23 et 24 juillet. Une annonce officielle va être faite aux adhérents.

Stocks de l’association

Sébastien nous informe des achats en cours :

  • une imprimante
  • des tuyaux pour stocker les banderoles

Des étagères doivent être également achetées, mais il faudrait auparavant enlever la statue de l’homme des sables. Le sujet est toujours en cours.

Défraiement pour les expositions non organisées par FreeLUG

Une demande a été faite au CA suite à la convention Star-Wars de Cusset pour effectuer une indemnisation ou apporter une aide financière aux exposants car l’organisation de l’événement ne prenait pas en charge les frais des exposants FreeLUG. Le CA a refusé d’effectuer des défraiements sur les événements non organisés par FreeLUG (vote : 1 Pour, 2 Abstentions, 7 Contre).

Point Comptabilité

Suite à la réunion, Richard nous communique le solde des comptes :

  • LBP : 3868,18 euros
  • Livret A : 17 288,64 euros
  • Paypal : 1 525,77 euros

A noter que la facture LEGO de 4 125,60 euros pour les MF Disney a déjà été payée.

Point Adhérents

FreeLUG compte 303 adhérents à ce jour.

Points de dernière minute

La communication avec les autres LUGs a été initiée : Rédaction d’article sur le site et annonce sur la page Facebook.

CoR RA : Un Resto LEGO a été organisé pour le dernier AFOL-day et un concours vient d’être lancé ainsi qu’un nouveau Resto LEGO pour le mois de Mai. Un articleest en cours de rédaction.

Fin de séance : 22h05

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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