CR de la réunion du CA du 10 mai 2017

mercredi 26 juillet 2017
par  Jac, Sébastien HAMON
popularité : 4%

CR de la réunion du CA du 10 mai 2017

Ordre du jour

Début de séance : 20h47

Présents (9) :
- Erik Amzallag
- Pierre Charles
- Antoine Clément-Larosière
- Pierrick Francou
- Daniela Drost
- Sébastien Hamon
- Philippe Label
- Richard Lemeiter
- Yannick Vignat

Excusés (3) :

- Pierre Laurenge
- Jérôme Teissier
- Xavier Viallefont

Ordre du jour :

- Expositions validées
- Briqu’Event

  • Briqu’Convention Villeurbanne
  • Briqu’Expo Lyon
  • Briqu’Expo Veneux-Les Sablons
  • Briqu’Expo Toulouse

- Nappes
- Tours de cou
- Nouveau site internet
- Local Rhône Alpes / Auvergne
- Validation des expositions
- LUGBulk
- REF
- Prévision week-end de rangement au local d’Orléans
- Comité Régionaux (mise à jour territoire et adhérents)
- Point adhérents

Expositions

L’association FreeLUG a été invitée à participer a une exposition 100% LEGO en multi thème qui aura lieu à Olivet (45) les 28 et 29 octobre 2017. Cette exposition a été validée par les membres du CA.

Nous sommes de nouveau invité à participer à l’exposition de Fontaines sur Saône (69).

Briqu’Events

- Briqu’Convention Villeurbanne : Pierre L, étant absent, nous a fait part par mail du bilan de cette nouvelle édition. Quelques 1171 visiteurs sont venus. Le chiffre est moins élevé que l’édition précédent mais suffisant pour satisfaire les 2 associations organisatrices. Il semble que cela soit du à un problème de distribution de flyers sur le campus de l’INSA. Le résultat financier est positif et sera donc partagé comme prévu entre FreeLUG et l’association des étudiants de l’INSA à parts égales.

- Briqu’Expo Lyon Antoine nous fait part de l’avancement de l’organisation : La prévente des entrées doit entrer en vigueur le week-end suivant cette réunion. Et les organisateurs vont profiter du salon "Super Demain" pour continuer la promotion de l’événement.

- Briqu’Expo Veneux - Les Sablons Daniela nous informe que les exposants et vendeurs de la dernière édition veulent revenir. Elle en a pris note mais regarde également si des nouveaux exposants peuvent être intégrés ou pas. La promotion a été commencée en assistant à l’exposition de Puissance Brick à Montereau Fault Yonne (77) et va continuer avec l’exposition de French’brick à Villabé (91). Richard demande à ce qu’un pré bilan comptable soit fait cette année pour anticiper les questions de budget et trésorerie.

- Briqu’Expo Toulouse Daniela continue pour nous faire part des difficultés d’organisation pour ce nouvel événement en région toulousaine. Le souci vient de l’INSA de Toulouse qui est plus fébrile que celle de Villeurbanne dans l’organisation d’une telle exposition.

Nappes

Nous optons pour la proposition d’une adhérente de FreeLUG, il faudra lui faire parvenir le tissu une fois celui-ci commandé.

Tours de cou

Nous faisons un petit brainstorming pour le choix de la couleur ainsi que ce qu’il y aura d’écrit dessus. Nous sommes tous d’accord pour ne pas mettre le tissu trop clair (le blanc est donc exclu) pour ne pas que cela soit trop salissant. Pour ce qui est du texte, les avis sont partagés entre des tours de cou généralistes pour tout ou dédiés à chaque événement que nous organisons. Les discussions vont se poursuivre par mail pour nous permettre de finir l’ordre du jour de cette réunion.

Nouveau site internet

Pas grand chose n’a été fait depuis le dernier point, Erik n’a pas encore trouver le temps de nous mettre à disposition un serveur pour tester la dernière version de SPIP.

Local Rhône Alpes / Auvergne

Le choix est donc fait pour le local sur Saint Etienne - à mi chemin entre les 2 Comités Régionaux limitrophes, cela permettra de stocker les matériels des 2 CoR. Pierre L nous a fait part par mail de son souhait de le gérer comme Sébastien le fait pour celui d’Orléans. Il a déjà entamé les démarches auprès de différents loueurs.

Validation des expositions

Il semble nécessaire de nous accorder sur la validation de participation de FreeLUG aux événements qui nous sont proposés via la boîte contact.

Sur le principe, nous essayons de favoriser les participations sans but lucratif, dans l’esprit associatif, et permettant aux adultes de jouer au LEGO ensemble selon les buts de notre association. Néanmoins, des participations historiques et/ou offrant de réels avantages pour FreeLUG et ses adhérents sont aussi prises en compte dans les décisions du CA qui dans cette configuration traite la demande au cas par cas, ce qui demande beaucoup de discussions et donc de temps.

LUGBulk

Nous venons de recevoir la facture de LEGO. Les demandes de règlement ont été envoyées aux adhérents participants. Enfin les virements ont été initiés pour l’acquittement de la facture à LEGO.

Les fonds de l’association sont juste suffisants pour faire le tampon entre le retour des participants et la somme due auprès de LEGO.

REF

Nous sommes en attente de Pierre L pou avoir les informations nécessaire pour la mise à jour du site.

Prévision week-end de rangement du local d’Orléans

Sébastien fait part d’un besoin d’organisation de rangement du local sur Orléans. L’idée est validée par le CA. Sébastien se charge de faire un doodle pour trouver le week-end arrangeant les personnes motivés et va faire une demande aux orléanais pour connaitre leurs disponibilité.

Comité Régionaux (mise à jour des territoire et adhérents)

A la suite de l’Assemblée Générale et à la demande de certains adhérents nous évoquons le point de mise à jour des CoR. En effet dans certains départements revendiqués lors de la création d’un CoR il arrive qu’il n’y ait plus d’adhérents les années suivantes ou bien que dans un département limitrophe un adhérent fasse la demande d’intégration.

Notre règlement n’avait pas prévu cela, et pour ne pas avoir à attendre une future Assemblée Générale Extraordinaire, nous décidons que le CA a capacité pour prendre ces décisions.

De ce fait, nous validons l’intégration du département de l’Ardèche dans le VoldeCor.

Points adhérents

Nous sommes 328 adhérents à fin avril.

Fin de séance : 23h02

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org


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