Début de séance 15h05

Ordre du jour

 Le mot du Président
 Rapport Moral
 Rapport Financier
 Renouvellement du Conseil d’Administration
 FFMF
 Questions Réponses

Décompte des personnes présentes et représentées

• Présents : 41
• Représentés : 66
• Total : 107

Le mot du Président

Le Président fait un discours d’ouverture en évoquant la situation de la communauté AFOL il y a 20 ans. Il raconte notamment l’histoire du groupe de discussions Yahoo « Lego-construction » initié par Jérôme Teissier, groupe qui a été à l’origine de la rencontre des membres qui ont lancé FreeLUG. Le président rend hommage à Jérôme pour ces faits et son départ du Conseil d’Administration de l’association après 12 ans de service.

15h08

Rapport Moral

Le Président procède au déroulement du bilan moral.

Nous sommes 412 adhérents à fin 2019. Il rappelle les actions menées depuis la dernière Assemblée Générale :

• Participations à des expositions
• Organisation d’expositions
• Nouvel outil pour la gestion des adhérents et pour la commande bulk.
• Relance des concours sous l’égide de Lydie L.

Pour 2020, il est prévu :

• Revoir les règles d’accès au bulk afin d’inciter au partage des réalisations.
• Ajout d’éléments au portail de gestion des adhérents

Le Président rappelle, comme l’an passé, la nécessité de faire valider auprès du CA les expositions auxquelles les adhérents participent.

Ceci est d’autant plus important qu’à partir de cette année, LEGO DK nous demande un retour sur tous les événements auxquels nous participons, en plus de ceux que nous organisons.

Il a été décidé de mettre trois membres à l’honneur pour cette année :

• Marie-Laure M. pour son implication dans le tri du bulk depuis 3 ans en rapatriant celui d’Aquitaine et d’Occitanie à chaque fois.
• Pierre A. et Caty B. pour leurs nombreuses participations à différentes expositions et/ou animations en respectant à chaque fois le procédé de suivi des expositions (demande pour validation au CA, rédaction d’un article pour l’agenda, puis d’un résumé).

Également, sont mis à l’honneur cette année les organisateurs des Briqu’Expo Aubiet, Irigny et Wavrin.

L’ensemble des coordinateurs des quatre Comités Régionaux présentent leurs activités respectives de 2019 et projets pour 2020

• Par le président pour le CoR Massif-Central
• Marie L. et Pierrick F. pour le VoldeCoR
• Olivier B. pour le CoR Nord Macleod
• Denis Havart, par la voix du Président, pour le CoR Occitanie

Le CoR Occitanie arrivant à son terme selon les statuts, le CA a voté la reconduction de ce CoR pour une période de 3 ans lors de la réunion de CA en présentiel du mois de janvier.

Au vu du nombre important d’adhérents notamment dans le VoldeCoR, il devient nécessaire de revoir le règlement des Comité Régionaux. Lors de la réunion préparatoire de cette AG, le CA a validé la mise en place d’un groupe de travail pour les revoir.

Enfin, la démission de 2 des membres du CA est abordée afin d’en discuter avec les adhérents présents et avec les membres du CA actuel.

Vote à bulletin secret du rapport moral :

 Pour : 90
 Contre : 6
 Abstention : 6
 Nuls : 5

Le rapport moral est approuvé à 90 voix contre 6

15h51

Rapport Financier

Une erreur s’étant glissée dans la publication des diapositives aux adhérents. A la numéro 57, il faut lire 2619.66 € au lieu des 2717.10 € indiqués.

Le trésorier présente les différents comptes de FreeLUG. En fin d’exercice 2019, le budget est positif de 2619.66 €.

Le reste du déficit d’exercice de 2017 a pu être comblé par les recettes engendrées lors de nos différentes Briqu’Expo.

Questions / Réponses :

 Bénédicte G : Qu’est ce qu’il y a derrière Locations immobilières ?
 Réponse : Il s’agit de la location des 2 box de stockages (Orléans et Saint-Étienne) et d’une salle pour 2 demi-journées d’atelier à Lyon.

 C’est quoi un Roll-up ?
 Réponse : il s’agit d’un présentoir qui se ramasse sur lui même en rouleau.

 Fabrice V : L’inventaire est il disponible en ligne ?
 Réponse : Non, cela fait parti du travail à faire en 2020 avec la mise en place d’un outil pour la gestion du matériel. Cet outil permettra à chacun de connaître l’ensemble de l’inventaire de l’association mais également ce qui est disponible dans le Comité Régional dont il fait partie.

 Marine B : Est-il possible de répartir autrement la partie CoR et celle de FreeLUG notamment par rapport aux nombres d’adhérents dans chaque CoR ?
 Réponse : Actuellement la répartition du budget est de 50/50 entre le CoR et FreeLUG. Pour rappel ce budget est le résultat des excédents des Briqu’Expo organisées au sein du CoR. Le trésorier indique que cela va figurer sur les diapositives lors des futures AG. Nous regardons également la possibilité de créer des sous-comptes bancaires.

Vote à bulletin secret du rapport financier :

 Pour : 104
 Contre : 0
 Abstention : 1
 Nul : 2

Le rapport financier est approuvé à 104 voix contre 0

16h46

Renouvellement du Conseil d’Administration

Le président procède au rappel des rôles et fonctions du CA.

Fabrice V intervient pour remercier tout le travail accompli par le CA. Il nous questionne également sur le fédéralisme et invite le futur CA à trouver des moyens pour être plus réactif pendant l’année qui vient.

Bénédicte G renchérit sur cette intervention pour évoquer les adhérents inactifs et consommateurs.

Marie-Laure M intervient à son tour pour en indiquant qu’il est difficile de savoir lesquels des membres du CA sont actifs ou non.

Mathieu C prend la parole pour demander au CA actuel s’il envisageait une autre façon de travailler avec notamment la formation de sous groupes / commissions.

Le Président indique que cela a été évoqué et acté lors de la réunion préparatoire de cette AG.

Nous procédons au renouvellement de 4 postes du conseil d’administration pour une période de 3 ans. Malheureusement il n’y a que 3 candidats.

En voici les résultats :

Vote à bulletin secret :
 Votants 107
 Exprimés 107

Résultats :
 Pierrick FRANCOU 97
 Sébastien HAMON 91
 Lydie LEPETIT 45

Sont élus pour 3 ans : Pierrick FRANCOU, Sébastien HAMON. Conformément à nos statuts, Lydie LEPETIT n’est pas élue car elle n’obtient pas le minimum de 50% des suffrages exprimés.

17h13

FFMF

Richard rappelle que FreeLUG est affiliée à la FFMF par le biais de l’adhésion de certains de ses adhérents.

Question d’Erik A : Il y a actuellement un concours à la FFMF, mais comment fait-on pour y participer sachant que chaque adhérent FreeLUG n’a pas de numéro d’adhésion à la FFMF ?
Réponse : Il faut renseigner le numéro de FreeLUG

Question de François Y : Quel est le lien entre la FFMF et FreeLUG ?
Réponse : le lien a été fait avec les tous débuts de FreeLUG et la participation à de nombreux salons de modélisme ferroviaire.

17h21

Questions / Réponses :

Bénédicte G : Comment ça se passe maintenant pour les nouveaux adhérents ?
Réponse : Il y a le mail de bienvenu qui a été modifié et peut l’être facilement avec le nouvel outil de gestion des adhérents. Le président indique également que nous avons des lacunes actuellement et nous tacherons des les combler au fur et à mesure.

Mathieu C évoque la rédaction d’un livret de bienvenue.

Eric P indique qu’actuellement il y a une exposition au Miniworld de Lyon sur le thème Harry Potter. Comme il en est le principal constructeur, il nous indique avoir pu négocier une réduction sur l’entrée pour les adhérents FreeLUG pour une visite le dimanche. 12 personnes sont intéressées.

Rappel de l’élection du MOC de l’année de Mathieu C. La photo de ce MOC figure sur les cartes d’adhérents 2020.

Fin de séance : 17h34

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org