Compte-rendu de l’Assemblée Générale du 27 mars 2021

En raison de la pandémie liée au COVID-19 et aux restrictions sanitaires empêchant les rassemblements, cette Assemblée Générale se tient en distanciel via d’une part un outil de visioconférence, et d’autre part un outil de vote en ligne.

Un appel aux adhérents pour le rôle d’assesseurs a été lancé par courriel dans la semaine précédente cette Assemblée Générale. Trois adhérents ont répondu à l’appel : Pierrick F, Dominique Q, Julien S.

Début de séance 14h07

Ordre du jour

- Rappel du fonctionnement des outils et la réunion en distanciel
- Le mot du Président
- Rapport Moral
- Rapport Financier
- Renouvellement du Conseil d’Administration
- FFMF
- Questions/Réponses

Décompte des personnes présentes et représentées

  • Présents : 77
  • Représentés : 19
  • Votant sans être présents : 18
  • Total : 114

Rappel des consignes pour le bon déroulement de l’Assemblée Générale en distanciel

Le Président rappelle les règles pour le bon déroulement. Les micros et les webcams sont désactivés d’office pour tout le monde sauf pour les intervenants (principalement le bureau pour la présentation des rapports).

S’il y a des questions, elles sont à poser sur le tchat en commençant par « Question » ou en contactant directement le secrétaire.

Il précise également que l’ensemble des résultats des votes en ligne ne sera visible qu’à la fin contrairement aux assemblées générales précédentes où le dépouillement était réalisé à chaque vote.

Le mot du Président

2020 a été une année particulière et difficile en raison de la crise sanitaire, et le monde associatif n’y pas échappé. Nous verrons à travers la présentation comment cette crise a eu un impact sur nos activités, nos finances ou décisions.

Le Président en profite aussi pour remercier Jean-Louis B., notre administrateur-système pour la mise à dispositions des outils de visioconférence et de votes en ligne qui nous permettent de tenir cette Assemblée Générale.

Rapport Moral

14h11

Le Président procède au déroulement du bilan moral.

Bilan 2020

Effectif

Nous sommes 410 adhérents au 31 décembre 2020. Ce sont deux adhérents en moins par rapport à fin 2019, ce qui n’est pas un mauvais chiffre étant donné la crise sanitaire et l’absence d’expositions ou de rencontres. Il faut toutefois s’attendre à une baisse de l’effectif pour fin 2021 (effet de non renouvèlement suite à cette situation).

Activités

En raison des restrictions sanitaires en 2020, il y a eu très peu d’activités, juste celles avant le premier confinement avec 2 expositions et le démontage du Dôme des Invalides (dernière œuvre à récupérer de l’exposition Histoire en Briques).

Il y a eu également une commande de badges nominatifs sérigraphiés. Malheureusement, la société qui nous a fait cette série revend son imprimante, et il nous faudra trouver un nouveau fournisseur pour nos prochaines commandes.

Seul le Groupe FreeLUG Concours (GFC) a permis de garder une activité entre adhérents avec l’organisation de 10 concours durant l’année. Le Conseil d’Administration décide de mettre les membres de ce groupe à l’honneur pour 2020, et leur offre une brique gravée et une boite LEGO Classic à chacun.

Evènements
Cette pandémie a entrainé de nombreuses annulations d’événements.

Support LEGO
Au niveau des dotations de LEGO France et Danemark, seul le support du Danemark du second semestre a été demandé.

2021

Activités

Pour 2021, il n’est toujours pas en ce moment possible d’organiser ou participer à des événements recevant du public. Nous avons pu tout de même organiser le week-end du rangement du local d’Orléans et de la nouvelle identification du matériel, bien évidemment en respectant les gestes barrières.

Nous prévoyons également de développer les activités en ligne en plus des concours pour essayer de remplacer le contact pendant les expositions et rencontres.

Expositions

Malheureusement, la Briqu’Expo Rhône Alpes planifiée début mai 2021 est annulée et reportée à une date ultérieure.

En vue d’une reprise un jour des événements accueillants du public, le Président rappelle les règles pour le bon déroulement des choses.
- faire valider la participation auprès du Conseil d’Administration ;
- annoncer dans le calendrier du site ;
- rédiger un compte rendu.

Cela nous permet d’avoir une plus grande visibilité sur internet et de justifier de la demande des supports auprès de LEGO.

Investissements

Au niveau des investissements de 2020, seule la partie étiquetage du matériel a été effectuée. Nous avons pris la décision de suspendre le reste pour ne pas trop impacter le budget de l’association, budget privé des recettes de nos Briqu’Expo.

Nous reportons donc pour 2021 ce qui n’a pas été fait en 2020, à savoir l’achat de nouvelles nappes ou visuels. Ces investissements n’auraient de toute façon pas servi en 2020 faute d’expositions ou de rencontres.

Nous ajoutons l’achat de briques pour la mosaïque pour l’enrichir d’une nouvelle couleur.

Outils en ligne

En 2020, nous avons continué à développer l’outil de gestion des adhérents en y rajoutant des modules pour la gestion du lugbulk (débuté fin 2019), les ventes occasionnelles, les commandes de badges, et d’autres points.

Pour 2021, il sera agrémenté encore de nouvelles fonctionnalités comme la dématérialisation de la carte de membre ou la gestion du matériel. La gestion du matériel est un sujet dont les réflexions ont débuté en 2014, après de premières maquettes d’un outil. Mais ce n’était alors pas la priorité dans les tâches. La mise en place du nouvel outil de gestion des adhérents en 2019 a permis de fournir la base pour l’outil de suivi du matériel, outil prêt pour 2020. Mais la crise sanitaire ne nous a pas permis de nous retrouver pour faire la nouvelle identification du matériel, et a reporté le sujet en 2021. Le Président souhaite illustrer par cet exemple que certains sujets peuvent mettre de nombreuses années à se concrétiser.

Nous souhaitons également moderniser nos moyens de communication entre adhérents. Mais il existe de nombreux outils différents, remplissant des fonctions parfois différentes, parfois complémentaires, parfois équivalentes. Pour nous aider à sélectionner le ou les outils adaptés, nous allons lancer une enquête auprès des adhérents pour connaitre leurs attentes.

Question de Mathieu C : Est-ce que BBB ne sera utilisé que pour les AG ou on peut imaginer des session Conférences / tuto avec ?

Réponse : BBB (l’outil de visioconférence utilisé pour l’AG) est destiné à être pérennisé et pourra être utilisé pour toute sorte d’activité en ligne, comme des conférences, des ateliers, des apérolego...

Vêtements

Pour 2021, nous prévoyons de relancer une nouvelle commande de vêtements aux couleurs de l’association. Nous avons déjà un premier devis, nous en attendons de nouveaux. Un rapide sondage réalisé en séance montre une forte attente pour des polos.

Lugbulk

Nous mettons en place de nouvelles règles de participation au Lugbulk (applicable dès la commande 2022). Il sera notamment demandé à chaque adhérent souhaitant y participer de justifier de son activité au sein de l’association. Il n’y a pas de liste de critères définis, la justification reste libre. Nous souhaitons inciter les adhérents à être plus actifs et à partager davantage leur passion et leurs créations avec les autres adhérents. Le Lugbulk n’est possible que parce que des adhérents s’investissent chaque année pour assurer que l’association conserve son statut RLUG (qui nous donne droit au Lugbulk), ainsi qu’à l’organisation et au tri de la commande. Nous estimons qu’il est un juste retour que les adhérents participant à la commande s’investissent un minimum.

Nous avions initialement prévu les nouvelles règles pour la commande 2021, mais en raison de la crise sanitaire et l’absence d’expositions ou de rencontres, nous n’avons pas voulu pénaliser certains adhérents.

Comités Régionaux

Toujours à cause la crise sanitaire, l’activité 2020 des Comités Régionaux est quasi-nulle.

Le Cor Nord MacLeod a pu organiser une galette des rois accompagné d’un petit concours avant le premier confinement. Ses membres ont également réalisé des créations en Microscale exposées dans une vitrine au LEGOstore de Lille.

En Rhône Alpes, le CoR a décidé de changer de nom pour s’appeler maintenant Team Rhône-Alpes by FreeLUG. Le responsable a changé suite à la démission du précédent, il s’agit maintenant de Sylvain D aidé d’un équipe.

Groupes de travail

Le groupe de travail pour pour proposer un nouveau règlement de fonctionnement pour les Comités Régionaux a commencé son travail mais n’est pas allé au bout. Il est donc impossible de conclure sur leur travail, mais il peut être repris pour 2021.

MOC de l’année

La photo du MOC de l’année qui figurera sur les cartes de membres 2021 est celle du Monowheel de Richard L. Le choix de la photo a été fait par les adhérents parmi les créations des concours organisés par le GFC durant l’année 2020. Il reçoit une boite LEGO Creator en récompense.

Questions / réponses

Pierrick F. Quels sont les critères pour l’inscription au bulk 2022, est-ce un choix arbitraire du CA ?

Réponse Il n’y a pas de critères définis, et l’inscription sera approuvée par l’équipe organisatrice du Lugbulk. L’adhérent doit justifier librement ce qu’il a fait durant l’année pour FreeLUG. En cas de doutes, nous nous réservons le droit de contacter l’adhérent.

Arnaud G. Les votes sont-ils anonymes ?

Réponse Oui ils le sont, le secrétaire et les assesseurs peuvent uniquement voir si l’adhérent a utilisé son vote, mais pas son contenu. C’est un système de jeton unique.

Les adhérents sont invités à voter sur la question du rapport moral, le résultat ne sera donné qu’en fin d’Assemblée Générale, lors du dépouillement global.

Rapport Financier

15h10

Le trésorier prend la parole et la main sur la présentation

Il nous déroule les différentes diapositives pour nous annoncer que le bilan de l’année 2020 est de -2562.90 €

Le déficit est principalement dû à l’absence de recettes exceptionnelles issues de nos différentes Briqu’Expo, toutes annulées cette année en raison de la crise sanitaire. Nous avons entrepris des actions pour limiter le déficit et anticiper 2021 : fermeture du box de stockage de Saint-Etienne, report de certains investissement prévus en 2020, envoi de la carte de membre uniquement sur demande...

La baisse de nos activités a eu pour conséquence une baisse des mouvements de trésorerie en comparaison des autres années.

Nous avons plusieurs adhérents qui nous posent des questions :

Arnaud G. : Pouvez-vous expliquer qu’il y ait des montants plus élevés en 2020 qu’en 2019 pour les frais de déplacements et les remboursements de frais aux adhérents ?

Réponse : Les frais de déplacement sont liés à l’endroit où se passe la réunion présentielle préparatrice de l’assemblée générale. Cela dépend donc des moyens de transport utilisés et de l’endroit où elle a lieu. Pour les remboursements de frais aux adhérents, cela vient du défraiement de la JapanExpo de 2019 qui n’a été reçu qu’en 2020.

Olivier B. : A l’issue de la Briqu’Expo Wavrin de 2019, et conformément au statut des Comités Régionaux, il est prévu que la moitié des bénéfices servent aux CoR et dans un maximum de 2 ans. Au vue de l’année écoulée où rien n’a pu être fait, est-il possible d’avoir un report exceptionnel d’un an de la période des 2 ans ?

Réponse : oui c’est possible, valable aussi pour la Briqu’Expo Rhône Alpes. Cela apparait dans la ligne des manifestations régionales.

Pierrick F. : Pour le CoR Rhône Alpes, il y avait un budget pour l’achat de nappes, où est-il ?

Réponse : Il figure parmi les manifestations régionales.

Landry G. : Pourquoi il y a un décalage dans les cotisations et surtout pourquoi elles ne sont pas reportées dans l’année de leur utilisation ?

Réponse : Au niveau comptable, elles doivent être enregistrées l’année où elles ont été perçues. Ce décalage provient surtout de nos statuts qui permettent de renouveler l’adhésion de l’année N+1 à partir d’octobre de l’année N.

Marine B. : Pourquoi vous ne faites pas de provision de l’année N pour N+1 ?

Réponse : Cela n’est pas possible, il nous faut faire un budget à équilibre avec des dépenses dans l’année.

Remarques de plusieurs adhérents : En raison de la pandémie et des aides accordées par l’état pour suppléer les revenus associatifs qui ne sont plus là, pourquoi il n’y a pas eu de demande de subventions de faite ?

Réponse de plusieurs membres du CA : Les subventions de l’état sont attribuées pour les associations d’utilité publique et/ou pour celles ayant des salariés. FreeLUG ne rentre pas dans ces cases proposées par l’état. Au niveau local ou départemental, nous n’en avons pas fait la demande, comme chaque année.

Pierre C. : Quel est le risque financier si de nouveau zéro exposition organisée par FreeLUG en 2021 ?

Réponse : Le risque est d’augmenter le déficit. L’association peut le supporter pour 2021 avec la trésorerie qu’il y a sur les comptes, mais cela entraînera le gel des dépenses et la perte de possibilité de réaction pour le paiement de grosses factures comme le bulk. Il faudra sûrement aussi se séparer du local d’Orléans et viendra le problème du stockage de tout le matériel qu’il y a dedans.

Michel D. : Pourquoi ne pas exceptionnellement augmenter la cotisation ?

Réponse : Nous y avons pensé, mais l’augmentation d’un euro ne ramènerait pas tant que ça d’argent, et c’est une décision qui doit être validée en Assemblée Générale Extraordinaire et qui n’aurait en fait qu’un impact à partir de 2022.

15h50

Les adhérents sont invités à voter sur la question du rapport financier. Des aléas techniques imposent à certains adhérents de rependre le vote dès le début en raison de l’expiration des cookies de session.

Des questions sont posées sur le décompte des résultats finaux et la distinction sur les présents, les procurations et le nombre de votes au total s’il s’avère plus élevé que la somme des 2 précédents.

Réponse de plusieurs membres du CA et de certains adhérents : Il n’y a aucun problème que certains adhérents votent sans être présents avec nous ce jour, d’autant plus que les diapositives ont été publiées avant et qu’il n’y a eu que des modifications mineures (mise à jour du statut de la Briqu’Expo Rhône Alpes de 2021 notamment). L’attribution d’un jeton unique par l’outil de vote à chaque adhérent ne peut corrompre les votes. La différence d’une assemblée en présentielle se fait sur l’obligation de compter tous les votants (présents et procurants) avant le début de cette assemblée.

La question sous-jacente vient le cas de la non-élection d’un membre au CA comme l’an passé.

Réponse : la non-élection du membre au CA l’an passé vient du fait de la non obtention des 50% des voix nécessaires pour être élu conformément à nos statuts.

Sylvain P. : Le secrétaire doit-il être au courant des procurations même en distanciel ?

Réponse : Dans l’idéal oui, mais les gens oublient de le faire et envoient leur lien de vote à l’adhérent de leur choix.

Arnaud G. : Aurons-nous les résultats détaillés ?

Réponse : Bien évidemment que oui, cela sera affiché à la fin.

Renouvellement du Conseil d’Administration

16h00
Reprise de la parole et de la présentation par le Président

Le Président procède au rappel des rôles et fonctions du CA et présente la proposition de nouvelle organisation pour être plus réactif dans les prises de décisions et les réponses à apporter aux adhérents. Cette proposition sera à valider par le nouveau CA issu de cette Assemblée Générale. Cette nouvelle organisation a été communiquée auprès des adhérents par courriel au début du mois de mars, et consiste d’une part en une nouvelle répartition des prises de décisions (décisions de la vie courante par le bureau, et décisions associatives par le CA), et la création d’un Comité Technique et Opérationnel regroupant le CA, les responsables de CoR, du GFC, des groupes de travail ou encore de l’Ambassadeur.

Arnaud G. : En parlant d’ambassadeur, nous n’avons pas de rapport sur ce qui est envoyé à LEGO et reçu de la part du LAN ambassadeur. On peut avoir des infos la dessus ?

Nous passons la parole à notre ambassadeur Laurent T.

Réponse : Parmi les informations personnelles, seuls le numéro de carte VIP et l’adresse mail qui y est associée sont communiquées à LEGO, cela permet à chaque adhérent l’ayant renseigné de pouvoir bénéficier des AFOL Day. Parmi les autres informations communiquées à LEGO, il y a le nombre de visiteurs à chaque exposition, le bilan des activités de l’association comme la réalisation de concours ou d’ateliers.

En retour, il communique auprès des adhérents ou du CA selon les besoins qu’il juge utile. La dernière communication en date auprès du CA date de la semaine dernière. Pour les adhérents, il n’y a pas eu trop de communication pour plusieurs raisons : la pandémie a stoppé les rassemblements possibles et donc les AFOL Day. Pour ce qui concerne les nouveaux sets, c’est difficile de faire une revue du set en 2 ou 3 heures alors que les RLFM (LEGO Fans Media) ont plusieurs jours pour le faire. C’est souvent valables pour les autres informations générales de LEGO autres que les sets.

Plusieurs adhérents trouvent dommage de ne pas avoir l’information des nouveautés par FreeLUG au lieu des autres blogs. Également un bilan annuel est demandé à l’ambassadeur. Nous allons voir avec lui comment satisfaire au mieux les attentes des adhérents.

Sébastien M. : Quelle est la différence entre vie courante et décisions associatives ? comment sait-on ce qui dépend de l’un et de l’autre ?

Réponse : Nous pouvons donner comme exemple de chose de la vie courante de l’association : la validation de participation à une exposition, une petite dépense, une validation technique... Pour ce qui est des décisions associatives, nous citons : l’élection du bureau, la validation d’une Briqu’Expo, la composition et validation du budget de l’année, l’exclusion d’un adhérent...

Nous procédons au renouvellement de 7 postes du conseil d’administration pour une période de 3 ans pour les 4 premiers élus et de 2 ans pour les autres (afin de conserver le renouvellement par tiers). Il n’y a toutefois que 6 candidats.

Le Président remercie Philippe Label, trésorier-adjoint, et Xavier Viallefont qui, après de nombreuses années au CA et à la fin de leur mandat, ont souhaité passer la main. Une boite LEGO Classic leur est offerte.

FFMF

Richard L. rappelle que FreeLUG est affiliée à la FFMF par le biais de l’adhésion de certains de ses adhérents.

Résultat des votes

16h35

Les résultats des votes sont contrôlés par les assesseurs, et affichés à l’ensemble des participants.

Résultat du vote du rapport moral
- Pour : 108
- Contre : 2
- Abstention : 0
- Nul : 0
- Blanc : 4

Le rapport moral est approuvé à 108 voix contre 2

Résultat du vote du rapport financier
- Pour : 104
- Contre : 4
- Abstention : 4
- Nul : 0
- Blanc : 2

Le rapport financier est approuvé à 104 voix contre 4

Renouvellement du Conseil d’Administration

Résultats par nombre de voix décroissant :
- Olivier BARBIER : 101
- Emmanuel BONNARD : 99
- Pierre CHARLES : 98
- Chrystelle AUBIN-MAQUET : 97
- Stéphane PARADOT : 89
- François DISDIER : 84

Sont élus pour 3 ans : Olivier BARBIER, Emmanuel BONNARD, Pierre CHARLES et Chrystelle AUBIN-MAQUET.
Sont élus pour 2 ans : Stéphane PARADOT et François DISDIER.

Questions / Réponses

16h40

Marc T. : Au niveau du bulk, n’est-il pas possible de demander une contribution partielle lors de la commande pour éviter les problèmes lors du paiement de la facture totale par FreeLUG ?

Réponse : Oui, c’est prévu à partir de cette année, nous l’avons validé lors de notre réunion en présentielle des 27 et 28 février dernier.

Didier G. : Serait-il possible d’avoir un contact chez LEGO et/ou Bricklink pour discuter des bugs et des pièces manquantes sur Studio ?

Réponse de la part de notre ambassadeur : non il n’est pas prévu que LEGO mette plus de support technique derrière BrickLink par rapport à ce qu’il se fait maintenant. Il faut se tourner vers le forum de BrickLink.

Michel D. : Quel est le nombre moyen de participants lors d’une AG en présentiel ?

Réponse : Nous avons environ une soixantaine de personnes présentes et une bonne quarantaine de procurations, ce qui au final est proche de ce que nous avons aujourd’hui.

Plusieurs adhérents et le CA regrettent qu’il n’y ait au final pas plus de participants en distanciel car il n’y a plus de problème de déplacements.

Fin de séance : 17h00

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org

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