Début de séance (20h55)

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration de l’Association FreeLUG de Septembre 2024.

Participants :

• Emmanuel Bonnard : Président
• Didier Malon : Secrétaire
• Nicolas Charnay : Trésorier
• Sébastien Hamon : Secrétaire adjoint et responsable matériel
• Nicolas Weeger : Trésorier adjoint
• Erik Amzallag : Responsable suivi Expo/Animation/REF/COR
• Stéphane Paradot : Vice Président

Absent :

• François Disdier : Community Manager

Ordre du jour :

• 1. Validation des expositions/animations à venir :
  • a. Demande pour réalisation en 2025 d’une BE à Colomiers et potentiellement Fonbeauzard (avancement, précisions sur les dates)
  • b. Demande de Catherine Guilbert pour 2 expos à Divion et Callais (dates non-précisées)
  • c. Projet d’expo (BE ?) à Saint-Soupplets (77)
• 2. Bsesoins matériels :
  • a. Réalisation des badges pour les exposants FreeLUG (demande de Nicolas C.)
  • b. Briques jaunes pour BE Villiers
  • c. Répartition des boites envoyées par LEGO France en remerciement pour les ateliers fleurs pour la maison du Danemark et traitement des frais de livraison
• 3. Questions diverses :
  • a. Gestion du site briquexpo.org
  • b. Réservation de la salle pour AG 2025
  • c. Absence de plus de 3 mois consécutive d’un membre du CA aux réunions de CA
• 4. Point sur les actions en cours

Validation des expositions/animations à venir :

1. Demande pour réalisation en 2025 d’une BE à Colomiers et potentiellement Fonbeauzard (avancement, précisions sur les dates)

La BE de Colomiers serait callée le dernier weekend de Novembre 2025 et l’exposition (peut-être également une BE) de Fonbeauzard les 24 et 25 Mai 2025.

Ces deux projets sont validés par le CA.

Un projet pour Le Plan est également envisagé en 2025, la date actuellement proposée tombait en même temps que la fête de la musique le 21 Juin, il a été demandé de la décaler.

2. Demande de Catherine Guilbert pour 2 expos à Divion et Callais (dates non-précisées)

Le CA n’a pas toutes les informations concernant cette demande, Catherine sera donc consultée pour que le CA puisse valider ces demandes. => Action Didier (08-01)

3. Projet d’expo (BE ?) à Saint-Soupplets (77) remonté par Dominique Quilgars

Concernant le projet pour les 24 et 25 mai 2025 à Saint-Soupplets (77) à l’initiative de Dominique QUILGARS. Il faudra voir le montage définitif afin de ne pas avoir trop de projets de BE sur l’Occitanie en 2025, par rapport aux autres régions

A la suite aux informations transmises à Dominique (voir CR 07-2024), nous lui demandons des précisions quant aux modalités d’organisation de son exposition. => Action Erik (08-02)

Besoins matériels :

1. Réalisation des badges pour les exposants FreeLUG (demande de Nicolas C.).

Nicolas souhaite que les exposants à la BE de Castanet puisse tous arborer leur badge FreeLUG. Il a la capacité de réaliser ces badges et de les financer sur le budget du CoR Occitanie.

Le CA estime qu’il serait souhaitable de généraliser la fabrication de badges adhérents basées sur la chartre graphique FreeLUG disponible sur le Cloud CA et qu’effectivement une priorisation doit être donnée aux participants à la BE de Castanet.

Le lancement d’une commande générale auprès des adhérents, nous permettra également de tester le nouvel outil de commande en ligne développé par Erik

La demande de réalisation des badges pour les exposants FreeLUG participants à la BE de Castanet est approuvée.

2. Demande de mise à disposition des briques jaunes pour la BE de Villiers-sur-Orge.

Point à valider directement entre le demander (Didier) et le responsable matériel (Sébastien)

Didier adresse une demande de mise à disposition des briques jaunes et boites prévues en dotation du concours des écoles.

3. Répartition des boites envoyées par LEGO France en remerciement pour les ateliers fleurs pour la maison du Danemark et traitement des frais de livraison.

Plusieurs membres ont été mis à contribution pour la réalisation des fleurs pour la maison du Danemark, sur les régions suivantes :

• Ile de France (6 participants)
• Normandie
• CoR Occitanie (6 participants)
• CoR Rhône-Alpes (3 participants)
• CoR Auverge

Les sets envoyés par LEGO en récompense sont :

• 10338 - 3 sets Transformers Bumblebee
• 76297 - 3 sets Marvel Dancing Groot
• 10369 - 6 sets Botanical Plum Blossom

Pour faciliter la logistique et répartir équitablement les récompenses, il est proposé de reverser les sets 10338 et 76297 au stock FreeLUG, de distribuer les sets 10369 aux participants de la région IdF et de distribuer aux autres participants des sets d’importance équivalente au set 10369 (327 pièces) prélévés sur le stock FreeLUG.

Le CA valide cette proposition. Didier prend en charge la distribution des sets 10369 en IdF, l’intégration des sets 10338 et 76297 au stock FreeLUG et dresse la liste de tous les participants. => Action Didier (08-03)

Le choix des récompenses pour les autres participants sera décidé lorsque la liste complète aura été précisée, suivant l’état des stocks disponibles.

LEGO nous a également informé après coup qu’ils ne pouvaient prendre en charge les frais d’expédition, dès lors qu’ils avaient déjà été engagés.

Le CA décide de prendre en charge les frais d’expédition des envois de fleurs montées.

Questions diverses :

1. Gestion du site Briquexpo.org

Une banderole est prévue pour l’annonce de la BE de Castanet, Nicolas propose d’y apposer l’adresse du site Briquexpo.org afin que les visiteurs intéressés puisse consulter les détails de l’exposition.

Erik propose la réalisation d’un mini-site Castanet sur la base de ce qui avait été fait pour Rhône-Alpes (https://rhonealpes.briquexpo.org).

Nicolas se rapproche d’Erik pour finaliser le point. => Action Nicolas C. et Erik (08-04)

2. Réservation de salle pour AG 2025

Deux dates sont envisagées pour l’organisation de l’AG 2025 : les 15/16 Mars et les 29/30 Mars.

Didier prend contact avec les services de Saint-Michel sur Orge pour la réservation d’une salle aux dates envisagées (même salle ou salle plus grande, avec ou sans option ménage).

3. Absence de plus 3 mois consécutif d’un membre du CA aux réunions de CA

Le CA déplore l’absence répétée de François Disdier sur les 3 dernières réunions de CA.

Emmanuel se charge de contacter François afin de discuter des raisons de ses absences et de sa motivation à continuer d’œuvrer au sein du CA. => Action Emmanuel (08-05)

Point sur les actions en cours :

Voir la liste récapitulative en fin de ce compte-rendu.

Fin de séance (22h08)

Récapitulatif des actions :

Les lignes en italiques indiquent les actions closes

Item Action Acteurs Echéance
04-06 Mise en place d’un outil de planning des besoins Sébastien A définir
04-07 Budget des CoR. Amélioration du suivi Nicolas C. Action récurrente
05-01 Demande de devis d’extension de garantie d’assurance Emmanuel Juin
05-02 Paiement des dépenses Japan Expo Nicolas C. Dès que possible
05-08 Amélioration de la visibilité du calendrier des évènements sur le forum Erik A définir
06-06 Collecte des devis briques gravées pour Roanne et Octogone 2024 Didier Sera en fonction du nombre de participants
06-09 Mise à jour des mentions légales Erik Réalisé
07-01 Voir avec Pascal Brugier pour réponse pour Saint-Michel sur Orge 2025 Didier Message adressé le 04/09/2024
07-02 Confirmer intérêt pour expo Villebon 2025 Didier Message adressé le 04/09/2024 => Réunion préparatoire sous peu.
07-03 Transmettre les infos sur la communication à Dominique Erik Réalisé
07-04 Transmettre réponse pour Kid Expo 2024 Sébastien Réalisé
07-05 Analyse du besoin en caisses pour CoR Occitanie Erik & Nicolas C. Durant la REF
07-06 Etablir liste de dotation pour BE Villiers Didier 04/09/2024
07-07 Faire le point sur les commandes de vêtements Emmanuel Dès que possible
08-01 Demander à Catherine les détails pour les expositions de Divion et Callais. Didier Message envoyé le 09/09/2024
08-02 Demande à Dominique des précisions quant aux modalités d’organisation de son exposition de Saint-Soupplets Erik En cours
08-03 Prise en charge de la distribution des sets 10369 en IdF, l’intégration des sets 10338 et 76297 au stock FreeLUG et établissement de la liste de tous les participants aux ateliers Fleurs Didier En cours
08-04 Nicolas se rapproche d’Erik pour finaliser le point concernant le site briquexpo.org Erik & Nicolas C. En cours
08-05 Emmanuel se charge de contacter François afin de discuter des raisons de ses absences et de sa motivation à continuer d’œuvrer au sein du CA Emmanuel En cours