La présentation dans sa version corrigée faite pendant l’Assemblée Générale est disponible dans la galerie FreeLUG : http://photos.freelug.org/main.php/...

Ordre du jour

Début de séance : 15h02
 Nombre de présents : 44
 Nombre de représentés : 20

Ordre du jour :
 Bilan moral
 Bilan financier
 Renouvèlement du Conseil d’Administration
 Questions / réponses
 Rencontre Estivale FreeLUG

Bilan Moral

Le président, Jean-Louis Bergamo, déroule les diapositives du bilan moral.

Diapositive 5

Erik Amzallag, le secrétaire, fait remarquer que le nombre d’adhérents à la veille de l’assemblée générale est supérieur à 100, ce qui est déjà plus que l’année passée à la même période (60 adhérents environ à la veille de l’Assemblée Générale). Le nombre d’adhérents n’est donc pas en baisse.

Diapositive 6

Le président relève les trois régions qui n’ont toujours pas d’adhérents (Champagne-Ardennes, Limousin, Corse).

Diapositive 43

Le Conseil d’Administration a voulu distinguer trois adhérents pour des efforts réalisés durant l’année passée.

La première distinction va à Jean-Marc Barré pour le remercier de sa volonté à rassembler les passionnés LEGO de Bretagne au sein de FreeLUG à travers ses nombreuses expositions.

La seconde est attribuée à Philippe Label pour sa capacité à avoir fédéré et coordonné plus de 26 membres pour l’exposition d’Orléans.

Enfin, la troisième est pour Thierry Meyer (non présent à l’Assemblée Générale) pour les efforts fournis pour l’organisation de Fana’briques et la fédération de nombreux AFOLs français et Européens sur l’évènement.

Il était prévu de leur remettre une brique gravée à chacun (respectivement « Exposant FreeLUG 2008 », « Coordinateur FreeLUG 2008 » et « Organisateur FreeLUG 2008 ») mais hélas elles n’ont pu être obtenues à temps.

Vote du bilan moral
 Contre : 1
 Abstention : 1
 Pour : 62

Le bilan moral est approuvé.

Heure : 15h15

Bilan Financier

Le trésorier Gaël Frazier présente le bilan financier.

Diapositive 49

La perception de frais d’envoi correspond à la somme reçue pour l’envoi d’un article à un des adhérents.

Diapositive 50

Une remarque est faite sur la vente des plaques vertes. Le prix de vente a été arrondi (50 euro au lieu de 50,37 euro). Ce qui explique la perte des 17,65 euro.

Le lot PaB va être revendu lors de l’assemblée générale et de la rencontre estivale. Le prix est fixé à 2 euro les 100g, ce qui offre une marge dans le cas où l’ensemble du lot ne pourrait être revendu (prix d’achat : environ 1 euro les 100g). Le lot est estimé à plus de 5000$ sur BrickLink, ce qui est largement supérieur au prix d’achat.

Diapositive 51

Nous rappelons que la salle de l’AG est prêtée par la municipalité et que l’avoir à disposition pour un week-end complet est déjà exceptionnel.

Denis Laurençon s’était renseigné dans les autres communes du secteur. Il faut compter 1000 euro pour un week-end.

Le trop perçus correspond à une erreur de virement bancaire d’un des adhérents.

Diapositive 55

Concernant les plaques vertes, Didier Malon explique que le lot avait été prêté pour l’exposition Fanabriques. A la fin de l’évènement, Thierry Meyer qui avait prévu une vente de plaques vertes a redistribué les plaques de l’association sans faire attention qu’elles étaient marquées. Thierry a rendu à la place un lot de plaques neuves. Aujourd’hui, il manque une dizaine de plaques au décompte de l’inventaire.

Didier explique également la provenance des sets remis par LEGO France à l’association. Didier travaillant à proximité des locaux de LEGO France et disposant de la place chez lui pour le stockage, il est le contact privilégié lorsque LEGO France doit se débarrasser d’articles.

Diapositive 57

LEGO France nous avait proposé en 2008 de participer au salon Kidexpo. En contre partie de notre aide, LEGO a pris en charge l’achat des nappes ignifugées pour l’association. Ces nappes ont été redistribuées dans différentes régions. Didier possède le certificat de conformité et précise qu’il est valable sans limite de validité. Toutefois, il ne faut absolument pas les laver (ce qui ferait perdre leur traitement ignifugé). Jean Degobba précise également qu’il faut éviter de laisser les nappes exposées au soleil.

Chaque tronçon de nappe est remis avec une étiquette numérotée à broder afin d’assurer la traçabilité, notamment pour le jour où plusieurs tissus de qualité différente pourraient être mélangés. Chaque morceau ne doit pas être redécoupé.

Jean-Marc Barré pose une question concernant la boîte postale. La même réponse que l’an passé est apportée : c’est un réel plus (courrier trié, possibilité pour une autre personne de retirer le courrier...)

Concernant la vente de Minifigs FreeLUG, Jean-Marc demande si des Minifigs peuvent être vendues en région via les coordinateurs régionaux. Gaël répond que cela est possible et qu’il faut en faire la demande.

Diapositive 60

Le budget 2009 est établi sur une optique pessimiste, même si nous savons que nous serons au-delà en terme de cotisations.

Diapositive 63

Faute de frappe : lire report 2008 et non report 2007

Vote du bilan financier
 Contre : 1
 Abstention : 1
 Pour : 62

Le bilan financier est approuvé.

Heure : 16h01

Renouvèlement du Conseil d’Administration

Le conseil d’administration actuel est présenté, les candidats saluent l’assemblée.

Le vote à bulletin secret est clôturé et va être dépouillé.

Heure : 16h04

Questions / réponses

Diapositive 74

Un rappel au règlement intérieur est effectué, suite notamment au problème de comportement sur les listes de discussion. La tolérance dont il a été fait jusqu’à présent sera désormais moindre.

Diapositive 75

Modification de l’article 3 de la section 1 du règlement intérieur. L’intitulé proposé est légèrement modifié en assemblée.
 Contre : 0
 Abstention : 0
 Pour : 64

L’article 3 devient :

Le renouvèlement des adhésions s’effectue au plus tard avant l’ouverture de l’Assemblée Générale, par versement de la cotisation auprès du trésorier de FreeLUG.

Diapositive 78

Modification de l’article 5 de la section 1 du règlement intérieur.
 Contre : 1
 Abstention : 0
 Pour : 63

L’article 5 devient :

Chaque adhérent désirant participer au nom de FreeLUG à quelque manifestation que ce soit, doit en faire la demande au Conseil d’Administration. Une demande comporte au minimum les informations suivantes :
 Dates et lieu de la manifestation ;
Nature de la manifestation (exposition, foire, bourse d’échanges, animation,...) ;
 Informations relatives aux organisateurs (identification, surface mise à disposition, moyens matériels mis à disposition, condition d’hébergement et de repas...) et présence conjointe ou non d’autres associations sur le stand.

A la lecture de ces informations, le Conseil d’Administration de FreeLUG peut refuser que la participation de ou des adhérents se fasse au nom de FreeLUG.

Une fin de non recevoir sera renvoyée pour toute demande de remboursement de frais concernant une manifestation ou une dépense non approuvée au préalable par le Conseil d’Administration.

Diapositive 81

Modification des articles 3, 4 et 5 de la section 5 du règlement intérieur.
 Contre : 1
 Abstention : 1
 Pour : 62

L’article 3 devient :

Pour les promotions sur des articles particuliers, la promotion est limitée à un nombre d’articles maximum par adhérent cotisant, déterminé pour chaque offre.

L’article 4 devient :

Un adhérent cotisant pourra acheter plus que le nombre maximum d’articles fixé dans l’article 3, lorsque l’association décidera de liquider des invendus d’une promotion.

L’article 5 devient :

Une fois le stock d’articles promotionnels épuisé, l’association n’est pas obligée de se réapprovisionner pour satisfaire tous les adhérents (nouveaux ou anciens).

Diapositive 85

Sondage sur la publicité S@H sur le site internet de l’association.
 Contre : 6
 Abstention : 18
 Pour : 40

Rencontre Estivale FreeLUG

Pierrick Dauny se propose pour l’organisation de la Rencontre Estivale FreeLUG 2009 (REF). Il présente avec des photos le lieu, le foyer communal de la ville de Vénéjan dans le Gard. Il présente les activités possibles sur place et aux alentours.

Pour le moment, la date n’est pas encore fixée.

Erik Amzallag précise également qu’un jeune adhérent, Arnaud (en Poitou Charente) s’est intéressé au sujet.

La proposition de Pierrick est retenue pour 2009.

ELTEP

Diapositive 89

Les adhérents se sont vu remettre à leur arrivée une brique transparente gravée ELTEP. ELTEP est l’acronyme de En LEGO, Tout Est Possible, expression née il y a quelques années et qui est devenue une sorte de devise parmi les membres.

Heure : 17h00

Résultat Election Conseil d’Administration

Résultat du dépouillement
 Nombre de bulletins : 62, dont
 9 bulletins nuls ;
 1 bulletin blanc.

Chaque bulletin comptabilise au plus 4 voix.

Par classement décroissant :
 Xavier Viallefont : 38 voix, est élu pour 3 ans ;
 Pierre Charles : 30 voix, est élu pour 3 ans ;
 Jean-Louis Bergamo : 28 voix, est élu pour 3 ans ;
 Pierrick Dauny : 28 voix, est élu pour 3 ans ;
 Gaël Frazier : 24 voix ;
 Pierre Laurenge : 20 voix ;
 Denis Laurençon : 17 voix ;
 Richard Lemeiter : 11 voix ;
 Sebastien Hamon : 10 voix.

Question diverses

17H03

Partenariat PicWic de Sainte-Geneviève-des-Bois

L’équipe dirigeante du PicWic de Sainte-Geneviève-des-Bois a changé et le partenariat ne semble plus être à l’ordre du jour. Qu’en est-il ?

Didier doit reprendre contact avec la nouvelle équipe afin de présenter l’association. Il rappelle également que ce partenariat et donc la remise proposée à l’ensemble des adhérents n’a pu se faire que parce qu’une poignée de membres a donné de son temps pour proposer des animations/expositions dans le magasin. Et que faute de nouveaux volontaires, il ne faut pas s’étonner si ce partenariat s’essouffle.

Barrières

Pascal Bréard profite de ce sujet de discussion pour présenter ses barrières qu’il a fabriquées pour l’exposition au Toys’R’Us du Havre. Un article publié sur le site internet est envisagé.

Fin de séance : 17H23

Réunion du Conseil d’Aministration

Le nouveau conseil se réunit.

Présents (8) :
 Erik Amzallag
 Jean-Louis Bergamo
 Emmanuel Bonnard
 Pierre Charles
 Pierrick Dauny
 Didier Malon
 Jérôme Teissier
 Xavier Viallefont

Excusés (2) :
 Nicolas Huyard
 Marc Schickelé

Ordre du jour :
 Nomination des membres pour les sièges vacants
 Election du bureau

Nomination pour sièges vacants

Sont nommés pour une durée d’un an :
 Gael Frazier, avec 8 voix
 Richard Lemeiter, avec 4 voix dont la voix prépondérante du président.

Pierre Laurenge obtient 4 voix et n’est donc pas retenu.

Le CA était partagé entre nommer dans l’ordre des résultats de l’élection (avantage Pierre) et favoriser une personne qui a su montrer son implication au sein du CA durant l’année passée (avantage Richard).

Election du bureau

Le Conseil d’Administration élit en son sein le nouveau bureau pour une durée d’un an :
 Président : Erik Amzallag
 Vice-président : Xavier Viallefont
 Secrétaire : Pierre Charles
 Secrétaire adjoint : Emmanuel Bonnard
 Trésorier : Gaël Frazier
 Trésorier adjoint : Richard Lemeiter

Voté à l’unanimité

Sont validées l’invitation à l’exposition à Saint Romain de Popey, et l’exposition de Cholet.

Erik rencontre LEGO France le mardi 24 février avec Thierry Meyer et Jan Beyer pour faire la présentation de Fanabriques. Didier demande de relancer le sujet sur Kidexpo 2009.

Prochaine réunion du CA : 2 mars 2009