Compte-rendu de la réunion de CA du 07/05/2024 (Mai 2024)

, par  Didier MALON

Début de séance (20h58)

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration de l’Association FreeLUG de Mai 2024.

Participants :

• Emmanuel Bonnard : Président
• Stéphane Paradot : Vice Président
• Didier Malon : Secrétaire
• Nicolas Charnay : Trésorier
• Sébastien Hamon : Secrétaire adjoint et responsable matériel
• Nicolas Weeger : Trésorier adjoint

Excusé :
• Erik Amzallag : Responsable suivi Expo/Animation/REF/COR

Absent :

• François Disdier : Community Manager

Ordre du jour :

  • 1. Validation des expositions/animations à venir
    • 1. Ludiquest St-Etienne : Traitement de la demande d’assurance pour le prêt des briques d’Arnaud Gindre
    • 2. Évènement astronomie au MEETT de Toulouse => prêt de la fusée 3368 (et point sur la mise à jour des notices)
    • 3. Animation Festival de la TIJE le 25/05
    • 4. Fête du train le 22/06 à Jussat
    • 5. Rappel validation dépense Japan Expo + prise en compte parking
    • 6. L’organisation des ateliers fleurs pour la maison du Danemark.
    • 7. Entériner le choix pour la REF.
  • 2. Besoins matériels
    • 1. Budget de 192€ sur le COR Occitanie pour achat de briques transparentes 2x2 pour les mosaïques
    • 2. Briques gravées ZEN Convention (Qté 10) – BE Villiers-sur-Orge (Qté 50)
    • 3. L’approvisionnement de la douchette code-barre pour la gestion du stock.
  • 3. Entériner le prélèvement automatique pour la MACIF.
  • 4. Le point sur les actions en cours.
  • 5. Autres sujets éventuels

Validation des expositions/animations à venir :

1. Ludiquest St-Etienne : Traitement de la demande d’assurance pour le prêt des briques d’Arnaud Gindre

Le vote concernant l’approbation de la participation de FreeLUG à cette manifestation a été préalablement approuvé par un vote Loomio le 29/04/2024. Le point concernant le prêt des briques mosaïques par Arnaud GINDRE restait à traiter.

Emmanuel a pris contact avec Arnaud pour lui expliquer que notre assurance FreeLUG ne couvrait que la Responsabilité Civile et qu’il n’était donc pas possible d’assurer le prêt de ses briques. Arnaud a confirmé qu’il n’y avait pas de souci de son côté et qu’il d’accord pour prêter ses briques.

En parallèle Emmanuel prend contact avec notre assureur MACIF pour obtenir un devis sur une éventuelle extension de couverture couvrant le vol. => Action Manu (05-01)

2. Évènement astronomie au MEETT de Toulouse => prêt de la fusée 3368 (et point sur la mise à jour des notices).

La fusée 3368 est une animation concernant la mise à disposition en exposition statique d’un modèle extrapolé en 4 fois plus grand du set LEGO 3368. La notice devait être mise à jour, ce qui a été réalisé par Nicolas Charnay.

Le prêt de la fusée 3368 auprès du CoR Occitanie pour l’évènement MEETT de Toulouse est validé.

3. Animation Festival de la TIJE le 25/05.

La participation de FreeLUG au festival de la TIJE est approuvée.

4. Fête du train le 22/06 à Jussat.

Il s’agit d’une animation propre au CoR Massif Central, dont Jérôme nous informe. Le CoR Massif Central a en stock plusieurs boîtes disponibles pour accompagner cet évènement et peut utiliser le budget CoR réservé pour cet usage. Le CA prend acte de cet évènement.

5. Rappel validation dépense Japan Expo + prise en compte parking.

La validation des dépenses avait été actée lors d’une précédente réunion de CA. Le point supplémentaire concerne les frais de parking de 3 x 24,72€. Rappel au CoR Rhône-Alpes que faute de rentrée locale de fonds sous forme de Briqu’Expo régionale, il n’y a plus de budget CoR pour supporter ce type de dépenses. => Action Trésoriers (05-02)

6. L’organisation des ateliers fleurs pour la maison du Danemark.

LEGO France a contacté FreeLUG pour nous demander de réaliser 300 fleurs en briques LEGO pour décorer la maison du Danemark à Paris. LEGO France doit nous livrer 25 boîtes mi-Mai, pour que nous puissions monter ces fleurs et les retourner à la maison du Danemark, d’ici mi-Juillet.

Le CA souhaite créer une animation autour de cet évènement en proposant l’organisation de réunions ateliers permettant de rassembler quelques monteurs lors d’un rassemblement festif. Une enveloppe budgétaire préliminaire de 210€ pour les frais d’expédition en région est approuvé.

Emmanuel prend en charge la réalisation d’une communication pour lancer l’organisation de ces réunions ateliers, dès lors que les boîtes auront été livrés et que le modèle sera connu ainsi que son colisage. => Action Manu (05-03)

7. Entériner le choix pour la REF.

La proposition de Pierre LAURENGE concernant l’organisation d’une REF les 20 et 21 Juillet à Violay (42) a été retenue. Un mail a été adressé à Pierre pour lui confirmer la décision du CA. Une annonce aux adhérents doit être rédigée pour annoncer l’évènement. => Action Manu (05-04)

Besoins matériels :

1. Budget de 192€ sur le CoR Occitanie pour achat de briques transparentes 2x2 pour les mosaïques

Le CA valide l’achat par le CoR Occitanie des briques mosaïques.

2. Briques gravées ZEN Convention (Qté 10) – BE Villiers-sur-Orge (Qté 50)

Demande préliminaire quant à la réalisation de briques gravées pour célébrer nos participations à l’édition 2024 de ZEN Convention et à la BE de Villiers-sur-Orge.

Le budget des 10 briques pour ZEN Convention concerne le budget général FreeLUG, celui des 50 briques pour la BE de Villiers concerne le budget de la BE.

Le CA donne son accord pour une demande de devis auprès de EFJE. => Action Didier (05-05)

3. L’approvisionnement de la douchette code-barre pour la gestion du stock.

Pas d’urgence pour ce point, qui sera traité ultérieurement.

Entériner le prélèvement automatique pour la MACIF :

Afin de simplifier le renouvellement du paiement de nos cotisations d’assurance, la mise en place d’un prélèvement automatique est approuvée par le CA. Le formulaire doit être retourné à la MACIF. => Action Erik (05-06)

Point sur les actions en cours :

Voir le tableau récapitulatif en fin de ce compte-rendu. Nicolas Charnay a confirmé que la broderie des nappes avait été réalisée pour un budget plus réduit que ce qui avait été estimé, le temps machine ayant été trois fois plus rapide que prévu.

Autres sujets éventuels :

Question de Nicolas WEEGER : Organisation des animations mosaïques

Faisant suite aux récentes animations mosaïques de ces derniers jours, Nicolas fait remarquer le comportement de certains parents ayant tendance à laisser leurs enfants sur l’animation.

Il est évidemment précisé que ces animations n’ont pas vocation à « faire garderie » et que nous traitons généralement ce problème en rappelant gentiment aux parents que les enfants doivent être accompagnés d’un adulte pour pouvoir participer à ces animations.

Question de Didier MALON : Invitation de la part d’Olivet Bricks pour un évènement les 26 et 27 Octobre.

Nous avons reçu une demande de participation de la part d’Olivet Bricks pour un évènement dans le Loiret les 26 et 27 Octobre en nous demandant si nous pouvions également organiser une animation mosaïque.

Sébastien, qui connait bien cette association nous informe que suite aux changements au sein de leur CA, nos précédentes collaborations pourraient devenir plus constructives.

Avant de valider notre participation, il convient d’avoir plus d’informations et de confirmer si nous avons les ressources (coordinateurs, animateurs, exposants, briques mosaïques) disponibles. Didier propose de prendre contact avec Olivet Bricks afin de développer cette demande. => Action Didier (05-07)

Confirmation des dates pour la BE de Castanet

Nicolas Charnay annonce que les dates de la BE de Castanet ont été confirmées et mises à jour dans le forum. Il demande s’il ne serait pas possible que le calendrier y soit positionné de manière plus visible. => Action Erik (05-08)

Fin de séance (22h26)

Récapitulatif des actions :

Les lignes en italique indiquent les actions closes

-# 04-01 Validation CR AG

  1. 04-02 Nomination de l’Ambassadeur : communication
  2. 04-03 Nomination de l’Ambassadeur : mise à jour outils
  3. 04-04 Validation des expositions par outil de vote
  4. 04-05 Besoin en matériels pour les prochaines expositions. Liste récap des besoins
  5. 04-06 Mise en place d’un outil de planning des besoins
  6. 04-07 Budget des CoR. Amélioration du suivi
    -# 04-08 Validation de la couture des nappes. Lancement des broderies
  7. 05-01 Demande de devis d’extension de garantie d’assurance
  8. 05-02 Paiement des dépenses Japan Expo
  9. 05-03 Annonce aux adhérents concernant les ateliers fleurs pour la maison du Danemark
  10. 05-04 Annonce aux adhérents concernant l’organisation de la REF à Violay (42), les 20 et 21 Juillet
  11. 05-05 Demande de devis briques gravées ZEN et BE Villiers
  12. 05-06 Renvoi des formulaires pour prélèvement automatique pour la MACIF
  13. 05-07 Demande d’informations supplémentaires concernant l’invitation Olivet Bricks
  14. 05-08 Amélioration de la visibilité du calendrier des évènements sur le forum

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